ビジネスでExcelを使う中、関数はよく利用されます。関数は「合計」や「平均」など基本的なものから、データ解析や経理・財務、営業管理にマーケティングとさまざまな分野で活躍します。よく使う関数だからこそ、より効果的に入力できたら便利でスキルアップにもつながります。仕事の早い人、正確な人はちょっとした作業の違いから大きく差が付きます。今回はExcel関数の5つの入力方法をご紹介します。

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1.セルに直接関数を入力する方法

関数を入力するセルを選択し、キーボードで直接関数を入力する方法です。

関数を入力するセルを選択

ここでは、市別人口の集計表を使って合計を算出します。

関数を入力するセルをクリックして選択します。

関数を直接入力

ここでは合計関数(SUM関数)を使います。

「=SUM(」と入力します。

※実際の英数字の入力は半角で入力します。

引数を指定

次に、引数の参照範囲を指定します。

セルC5からC7までを指定します、開始セルから終了セルの番地を「:」(コロン)で結び、最後に「)」で閉じます。

※この参照範囲は、マウス操作でドラックする方法で入力もできます。

合計値の出力

「Enter」キーを押します。

合計値が出力されたます。

※関数名やコロンなど英数記号が違っている場合はエラーメッセージが表示されます。

2.数式バーに直接関数を入力する方法

数式バーに直接入力する方法です。

関数を入力するセルを選択

関数を入力するセルをクリックして選択します。

数式バーの中をクリック

シートの上部にある「数式バー」の中をクリックし、カーソルを挿入します。

数式バーに直接関数を入力

「=」(イコール)を入力し、関数名と引数の範囲を直接入力します。

合計値が出力

「Enter」キーを押します。

合計値が出力されたます。

※関数名やコロンなど英数記号が違っている場合はエラーメッセージが表示されます。

3.ダイアログボックスを使って関数を入力する方法

「関数の挿入」ダイアログボックスを使って関数を入力する方法です。

ダイアログボックスの「関数の分類」から「最近使った関数」を選んで入力します。

「fx」(関数の挿入)

関数を挿入するセルを選択し、数式バー左にある「fx」(関数の挿入)ボタンをクリックします。

関数の挿入ダイアログボックス

「関数の挿入」ダイアログボックスの「関数の分類」にある、プルダウンメニューで「最近使った関数」が選択されていることを確認します。

「関数名」に並んだ最近使った関数の中から、「SUM」関数を選択し「OK」をクリックします。

※最近使った関数の履歴に登録されるのは、関数の挿入ダイアログボックスを使って入力された場合などで、直接セルや数式バーに入力されたものは反映されません。

関数の引数ダイアログボックス

次に、「関数の引数」ダイアログボックスが表示されますので、引数の範囲を指定します。

赤枠のマークをクリックします。

引数の範囲指定

引数の範囲をマウスでドラッグします。

ここでは、「C5:C7」をドラッグすると、「関数の引数」ダイアログボックスに引数となる範囲が指定されます。

右にあるマークをクリックします。

引数の範囲指定

「関数の引数」ダイアログボックスが元のサイズにもどります。

引数の範囲を改めて確認し、「OK」ボタンをクリックします。

合計値が出力

合計値が出力されたます。

4.すべての関数を表示した中から選んで入力する方法

「関数の挿入」ダイアログボックスの「関数の分類」の中から「すべて表示」を選択し、すべての関数の中から目当ての関数を選択する方法です。

関数の分類をすべて表示

数式バーの左にある「fx」をクリックします。

「関数の挿入」ダイアログボックスが表示されたら、「関数の分類」の右にある三角マークをクリックします。

メニューが表示されますので、「すべて表示」をクリックします。

すべての関数がアルファベット順で表示

すべての関数がアルファベット順に表示されます。

その中から、今回は「SUM」を選択し「OK」ボタンをクリックして「SUM関数」が入力となります。

※アルファベット順の中から「SUM」を探す前に、頭文字の「S」キーを押すと、Sで始まる最初の関数にジャンプしますので、効率よく探すことができます。

5.オートコンプリート機能と「Tab」キーを使って入力する方法

セルに関数を直接入力すると、関数のオートコンプリート機能(入力補助機能)が働きます。この機能を使えば、忘れていた関数名に気づかされてくれます。関数を選択する際には「Tab」キーを使い入力が効率よくなるので、ぜひ活用しましょう。

関数入力のオートコンプリート機能

SUM関数を選択します。セルに直接「=」(イコール)を入力します。SUM関数の「SU」と順次入力していくと、SUM関数がラインナップにあらわれます。

「↓」キーを使って「SUM」を選択します。

「Tab」キーを押すとセルに関数が入力されます。

式の構文が表示されるので効率的

「Tab」キーを押して関数がセルに入力されます。

このとき、関数の引数、構文が表示されますので参考になります。

よってスピーディに正確に入力することの助けになり効率的に入力することができます。

私の感想

初心者の頃は、ダイアログボックスを表示して入力を進めていく方が理解しやすいように思います。少し関数になれてくれば、関数の数式を直接入力することの方がスピーディでスムーズに感じるようになるかと思います。

おススメなのはオートコンプリート機能を使って、「Tab」キーで数式を入力方法に思います。引数があやふやでも関数の構文も表示されるのでとても参考になり便利です。その他、「数式」タブから関数があらかじめ分類されているライブラリーを使う方法などもあります。

 

いくつかの方法を試して自分にあった入力方法を見つけましょう。

 

(marusblog記事紹介)

条件に一致したら「◎」や「×」を表示するエクセルIF関数の基本と使い方-marusblog

エクセルの奥深いSUM関数を極め関数のコピペと素早く入力する方法-marusblog

Excelのスクリーンショットが一発貼り付けで超便利-marusblog

 

今回のまとめ

Excelを使う際によく利用する関数。その入力方法を今回は5つご紹介解説しました。目当ての関数を早く見つけること、入力する引数を表示された構文で確認しながら入力できるなど、慣れてくるととても便利です。

  1. セルに直接関数を入力する方法
  2. 数式バーに直接入力する方法
  3. ダイアログボックスで「よく使う関数」利用して入力する方法
  4. ダイアログボックスで「すべての関数」を表示した中から入力する方法
  5. オートコンプリート機能と「Tab」キーを使った入力方法です。

 

ユーザーそれぞれにあった入力方法に必ず気づくでしょう。

 

いかがでしたでしょうか。

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