こんにちは、釈和(シャカズ)です。

パソコンで作成したデータを保存する際、
なにげなく名前を付けて保存していません!?

後になって保存したファイルやデータが見つからず、
迷子になって探すのに一苦労なんて経験はありませんか?

ファイルの整理はちょっとした「ルール」を作ることで、
びっくりするほど簡単にできるようになります。

そこで今回は、「もう迷わない!すぐに必ず見つかるファイル整理の方法」をご紹介します。

アイキャッチ画像:ぱくたそ
イラスト:いらすとや

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ファイル整理の問題

パソコンに保存したファイルがごちゃごちゃして困るなんてお悩みありませんか?

数日前に保存したファイルが見当たらず探すのに一苦労してしまったり、
同じような名前のファイルどちらが最新なのかと分からなくなってしまったり・・・。

目的のファイルが見つからず探しまわる無駄な時間は、
ある調査では何十時間にもなると言われます。

 

とても無視できない無駄ですね。

その原因の多くは「フォルダーやファイルを扱うルールが決まっていないからです。

ファイルやフォルダーの悩ましい悩みを整理してみましょう。

はこ君はこ君

ラーメン食べてる場合じゃぁないのじゃ!

どのフォルダーに保存すべきかに悩む!?

作成したファイルを保存しようとするわけですが、
下図の場合だと保存先は正直どっち?と悩むわけです。

どっちでもいいじゃん!

とおっしゃる方も少なくないと思うのですが、
保存した後になりますとこれが迷子になってしまうというケースは度々発生するわけです。

 

フォルダーをA社・B社・・・と顧客企業別のフォルダーへ保存すべきか、
提案書・企画書・報告書といったファイルのグループを意識したフォルダーに保存すべきか!?

こうしたフォルダーの分け方から混乱してしまうわけであります。

 

保存する際にはこれは間違いなくA社だよなと自信満々でA社フォルダーに保存したとして、
後でそのファイルを探そうものなら「提案書だから絶対に”提案書フォルダー”にあるはず」。

なんて具合でいくら探したってみつかりゃしない。(・。・)

ファイルを急ぎメールで添付する必要があったり、
至急ファイルをプリントアウトして上司に提出する必要があったりした時は焦りまくります。

 

焦りまくったあげくになかなか見つからないと「すぐに探しますので少しお待ちください」と、
仕切り直したりとまったくもって時間の無駄なのです。

必要な時に迷うことなく一発でファイルを見つけてはすぐさま処理ができるというように、
ファイル管理が上手いと仕事が早く信頼できる人と評価されるのであります。

 

ファイル名のつけ方に悩む!?

悩むのはフォルダーだけではありませんね。

フォルダーに保存したことが分かっていても、
どのフォルダーにそのファイルを保存したのかなかなか見つからないなんてこともよくあります。

ありますよね!? (笑)

 

適当にといいますかとりあえずといいましょうか、
その場で頭に浮かんだワードでその場をおさめてしまう。

その時はそれですむのですが、
こちらも後になってどれだったかとずいぶんと探してしまう。

それもそのはずファイルを保存する時も、
フォルダーの時と同じようにファイルを扱うルールがないからなのです。

 

たとえば、

  • A社提案書
  • 提案書A社
  • A社-提案書
  • A社-提案書
  • A社 提案書

 

なんて、同じA社の提案者でも社名が前に付けたり後にしたり、
ルールがないとバラバラで余計にもわからなくなってしまう。

半角や全角の不一致もあれば、
区切り文字が「スペース」を使ったり「-」を使ったりこちらもバラバラ。

自分で名前を付けているにも関わらずこれでは悩ましい、
探すにも時間がかかるというわけであります。

 

ファイルのバージョン管理に悩む!?

もうひとつファイル名で悩むのは、
同じファイルを繰り返し修正するときではないでしょうか!?

どれが元のファイルで、
どっちが最終バージョンなのか?

なんて具合。

 

とくに元のファイルを大きく修正する時なんか。

修正を間違えて元のファイルを復元できないとこまるから、
元のファイルを開いた後にまずあらたに「名前を付けて保存」をする。

  • A社提案書
  • A社提案書02
  • A社提案書修正
  • A社提案書修正その2

作業をしている時はまだよしとしても、
後で結局どれがどれなんて「その2」が本当に最終データ?

もう困っちゃう山本リンダさん状態、
笑えるに笑えません。(@_@。

 





 

フォルダーやファイルに名前をつけるおすすめ6つのルール

フォルダーやファイル管理の悩ましい問題の原因は、
それらの名前を付けるときのルールが決まっていないからでした。

ですから問題解決はすぐできる、
ルールを決めればいいのです。

おススメルールのコツをご紹介しましょう。

 

1.フォルダーは先頭に連番をつける

フォルダーの名前の先頭に連番をつけるだけで、
探す手間が随分省くことができます。

よく使うフォルダー順に並べて固定することができるからです。

1日の仕事の中でファイルを利用する頻度が高いフォルダーを先頭にしたり、
書類の承認フローにそった順番にフォルダーを並べて固定するといったケースにも使えます。

もちろん、時間軸ではなく通常の用途別にフォルダーの名前を付ける際にも、
連番を先頭につけておくと並び順が固定されて扱いやすくなります。

 

(フォルダー名の先頭に連番をつける)

  • 01顧客情報
  • 02プロモーション資料
  • 03提案書
  • 04企画書
  • 05見積書
  • 06報告書

 

ポイントは「1」「2」「3」ではなく、
「01」「02」「03」とすることです。

 

3桁以上の連番が必要であれば「001」「002」「003」といった具合。

「10」番以上が並んでも昇順で並べ替えれば、
自動的に連番順に並んで固定することができるからです。


タマタマ

へぇ~、並べ替えができるんだぁ!


はこ君はこ君

「更新日時」のタイトルをクリックすれば保存した最新ファイルを手っ取り早く見つけることができるのじゃ!

2.フォルダーの順番をつけにくい時はファイル名の先頭にアルファベット

開く頻度や仕事の流れでフォルダーの名前の先頭に連番をつける方法はいいのですが、
順番をつけにくい場合も実際にはあります。

そんな時はムリに番号をつけずに、
フォルダーの先頭に名前の頭文字をつけて整理するのが便利です。

 

(先頭に名前の頭文字をつける例)

  • g_業務
  • h_報告書
  • m_見積書
  • s_スケジュール
  • t_提案書

 

こうすることで順番を作ることに意識せずに、
速やかに名前をつけて常にa・b・cの順番で並びますから探しやすいとなります。

 

釈和釈和

先頭に数字やアルファベットで名前を付けて並べておくと、その画面でお目当てのフォルダーの番号やアルファベットをキーボードでたたくと瞬時にお目当てのフォルダーへジャンプします。エンターキーをクリックすればフォルダーが開きます。お試しあれ!(^<^)

はこ君はこ君

マウスを使わずにキーボードでファイルを選択して開くことができるんじゃな!

3.同じファイルは同じ名前に全角・半角も統一する

ファイルの名前をつける際に統一するルールはどうすべきか!?

たとえば「取引先への提案資料」のファイルに名前を付けた例、
ルールがなくバラバラでは同じファイルでも同じファイルとは思えません。

  • A社提案書
  • 株A社様提案書
  • a社提案書
  • 提案書A社
  • 提案資料A社

 

名前はすべて全角、「株式会社」は省略し社名・資料名の順に名前を付けると決める。

すると以下のようになります。

  • A社提案書
  • B社提案書
  • C社提案書

 

これだけでもスッキリと見やすく必要なファイルをすぐに見つけることができます。

共有フォルダーに複数の人がファイルを保存する際には、
社名・資料名・担当者名を加えて並べればOK。

  • A社提案書(鈴木)
  • B社提案書(山田)
  • C社提案書(小林)

 

たとえ一定のルールで名前を付けても、
どんどん単語を追加して長い名前になってしまうのはNG。

ファイル名はなるべく短く簡潔にすることも忘れないようにしたいものです。

 

4.バージョン管理の基本は「日付」を使う!

同じファイルを繰り返して修正してバージョンが変わるなどの時、
どのファイルが過去でどれが最新なのか把握しておかなければなりません。

このとき「01」「02」「03」といった連番をつけてバージョンを並べるのもいいのですが、
いつ時点のファイルなのかファイル名で分かるようにしておいた方がよりベターです。

そこでファイル名でバージョン管理をするためには、
日付をつけることを基本と考えます。

  • 0715A社提案書
  • A社提案書0715
  • 190715A社提案書
  • A社提案書(7月15日)

 

同じ日付でも「12月8日」「1208」「191208」などさまざまな表記が考えられますが、
数字キー(テンキー)のみで入力できる「191208」などがいいでしょう。

ポイントは日付を先頭につけること。

昇順や降順で並べ替えて確認もできるからです。

  • 191115A社提案書
  • 191130A社提案書
  • 191208A社提案書

 

 

5.区切り文字は「-」か「_」を使う

「191208A社提案書」と名前の付け方をルール化できましたが、
文字と文字の間に区切り文字を入れたくなります。

このときは「スペース」を使うのはおススメしません。

それよりもハイフン「-」やアンダーバー「_」(Shiftキー+「ろ」キー)を使うのを基本とします。

  • 191115_A社_提案書
  • 191130_A社_提案書
  • 191208_A社_提案書

といった具合です。

 

半角ピリオド「.」で区切るのもNGと考えた方がいいでしょう。

半角ピリオド「.」は拡張子の前につく記号として扱われますから、
予期せぬエラーの原因にもなりかねないので使わない方がよりベターです。

エクセルのバージョン2013で作成したファイルに半角ピリオドを使うと、
エクセルの拡張子「.xlsx」が付き「190710_A社_提案書.xlsx」となるからです。

Windows10の標準設定では拡張子が表示されないので、
気にず使ってしまいがちなので避けるべきです。

 

6.ファイル名に使えない文字には注意

次の半角文字はWindowsではフォルダー名やファイル名には使用できません。

「ファイル名には次の文字は使えません」といったエラーメッセージが表示されてしまいます。

  • ¥(円記号)
  • ?(クエスチョンマーク)
  • :(コロン)
  • /(スラッシュ)
  • *(アスタリスク)
  • “(ダブルクォーテーション)
  • <>(不等号)
  • |(パーティカルバー)

 

また、長すぎるファイル名やフォルダー名をつけたりすると、
「項目が見つかりません」と削除や移動ができなくなることもまれにあります。

さらに、「com1」「com2」「lpt1」「lpt2」などといった文字列も、
ファイル名やフォルダー名には使用できません。

Windowsがプログラム等で使用するためのようです。

同じくエラーメッセージが表示されます。

 

 

ファイルを正しく管理する5つのルール

フォルダーやファイルに名前をつける際にルールを決めるとずいぶんシステマチックに、
お目当てのファイルをストレスなく開くことができるとご紹介してきました。

せっかくここまで整理できてきたところで、
もう少しファイルを正しく管理するルールも把握しておきたいものです。

そのコツはいくつかあります。

主な点をご紹介します。

 

1.「一時保存」フォルダーを作る

ファイルやフォルダーの名前をつけるルールを決めても、
実際に作ったファイルがまだ分類できない状態で悩むこともあります。

こんな時は「一時保存」フォルダーをひとつ作っておくことをおススメ。

 

この「一時保存」フォルダーは「とりあえず保存する」フォルダーでもありますが、
「とりあえず削除する」フォルダーとしても利用するのも利用価値があります。

車のハンドルの”あそび”のように、
すべてがダイレクトに処理をしてしまうよりもちょっとした”間”を用意しておくというもの。

これらのフォルダーにあるファイルは定期的に見直しては、
最終の処理をするとストレスなく安心してファイルの管理ができるでしょう。

 

2.フォルダーの階層を深くしすぎない

フォルダーは階層形式で保存ができます。

フォルダーの中にフォルダーを作って、
そのフォルダーの中にまた新たなフォルダーを作るといった形。

見積書⇒顧客先企業⇒提出年月といった具合。

膨大な情報をこうして階層化して整理しておけば、
目的のファイルを見つけやすくなるというわけです。

 

ところが、とはいえ階層を深くしすぎると目的のフォルダーにたどり着くまでが面倒。

ようやくたどり着いたファイルが違っていたなんてことになると、
元に戻って階層をたどっていくなんてやりきれない無駄が発生してしまう。

深く階層をしても3階層までくらいで十分整理はつくはず。

深すぎる階層はNGということになります。

 

3.よく使うフォルダーはショートカットで一発アクセス

よく使うファイルが保存されているフォルダーがある場合、
デスクトップから一発でお目当てのフォルダー又はファイルを開きたいものです。

これを実現してくれるのがデスクトップ上に配置するショートカット。

設定はいたって簡単。

はこ君はこ君

挿絵のショートカットはいかんぞ!


(ショートカットの設定方法)

  1. エクスプローラーを開く。
  2. この時、エクスプローラーのウィンドウはやや縮小サイズにしておきます。
  3. お当てのフォルダーを右クリック。
  4. そのままデスクトップへドラッグ。
  5. ドラッグをしている指をマウスから離す。
  6. メニューが表示される。
  7. ショートカットをここに作成をクリック。
  8. デスクトップにショートカットキーが設定されます。

さらにデスクトップの開いている任意の箇所を右クリックすれば、
表示されたメニューから並び方を選択するとサイズや作成日別に並べ替えができます。

ファイルをクリックすればダイレクトにファイルが開いて作業ができます。

 

4.デスクトップにファイルを放置しない

デスクトップによく使うフォルダーのショートカットを設置する方法をおススメしましたが、
だからといってあれもこれもとデスクトップにフォルダーやファイルを配置している人も結構見かけます。

デスクトップというのは文字のごとく「机の上」であります。

デスクトップいっぱいにファイルやフォルダーだらけなんていうのは、
まさに机の上に書類が散らかっているのとおんなじ。

 

あまりにも多すぎると、
そこから目的のファイルを見つけるのは至難の業となってしまいます。

よく使うフォルダーをショートカットでデスクトップに配置するくらいで、
よほど効率的で無駄がなく超おススメです。

 

5.散在するダウンロードファイルも専用フォルダーへ

ネット上からダウンロードや取引先相手から受け取ったファイルなどを、
とりあえずダウンロードしちゃおうと適当なフォルダーに保存してしまうと後で探すのに大変です。

せっかく送ってくれたファイルが見つからず、
改めて送信してもらうように依頼するのもお互い時間の無駄。

Windowsのエクスプローラーには「ドキュメント」「ピクチャ」「ビデオ」などと、
用途別にフォルダーが用意されているように「ダウンロード」というフォルダーを用意しておきたい。

ファイルをダウンロードしたりメールで添付されたファイルは、
何はともあれこの「ダウンロードファイル」に保存先を決めておけばOK。

後で探すにしても保存時の保存先が決まっているから、
探しても見当たらないなんてことは起きないからこちらもおススメです。

 

私の感想

長いことパソコンのお世話になっておりますと、
いやはやいろんな失敗も多々ありました。

今回とり上げましたフォルダーやファイルの問題もそうですが、
保存する手前で電源が落ちてしまってデータが消えたなんてのも随分と泣かされたものでした。

 

それもおかしな話ですが必要になった時こそ迷子になってしまって、
どうでもいいデータはいつまでも鎮座してるというありさま。

泣けてきます。(笑)

ほっておくと時にパソコンほどまったくもって無駄な時間を費やすなんてこともあって、
パソコンを使いこなすどころかパソコンに振り回されているなんてのはあまりにも悲しいわけであります。

 

そうした失敗だらけのパソコンとのお付き合いに、
いつのころかパソコン操作にはある程度のルーチンを設けているわけであります。

 

(私のささやかなパソコン作業ルーチン)

  • 新規作成時の最初の作業は必ず「名前を付けて保存」からはじめる。
  • 数分に1回は「Ctrlキー」+「Sキー」で「上書き保存」をする。
  • ファイルに「タグ」をつけてファイル検索を最大利用。
  • 重要なファイルは必ずバックアップ保存。

 

余談ですがこうしてブログを更新してますと、
パソコンの管理と同じように管理の重要性を感じることが多々あります。

たとえばレンタルサーバーのレンタル料の支払いやデータのバックアップ、
更新時の設定などなどほっておけないことがけっこうあります。

パソコンやインターネットは人生とおんなじ、
リスク管理は大事だと改めて自分に言い聞かせる始末であります。

 

今回のまとめ

保存したファイルが行方不明状態、
そんな迷子になってしまったファイルに頭を抱えてしまうケース。

誰しも経験したことのある悩ましいファイル管理。

原因は「フォルダーやファイルを扱うルールが決まっていないから」。

ファイル管理のルールを決めてしまえば問題解決と因果関係は至って明快でありました。

 

そこで今回は、「フォルダーやファイルの名前をつけるおすすめの6つのルール」や、
「ファイルを正しく管理する5つのルール」をまとめてみました。

一応、現代のビジネスパーソンにとって必須条件とまでは言いませんが、
パソコンを操作する上ではそのリスク管理は必要以上に重要であること。

フォルダーやファイルに名前をつけるちょっとしたルールで、
リスク管理は回避できパソコン作業もスッキリ快適になる点のご紹介でした。

いかがでしたでしょうか?

少しでもご参考になりましたらうれしく思います。

 

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