photo:kaboompics

毎日、仕事では特にお世話になっております”Excel”。

さまざまな集計やややこしい関数を使いこなしては、
ついつい細かくも大きな表を長い時間をかけてようやく作った表データ。

そんな努力や苦労を知ってはしらずか、
提出した上司や会議ではどうも見ずらいとあまり評価が芳しくない。

そう、Excelの基本は見やすい表データを作ることなのです。

そこで今回は、見やすい表データ作成の方法をご紹介します。

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Excelで見やすい表をつくるとは!?

誰が見ても”見やすい”と感じられる表データのポイントはどこにあるのでしょうか?

見やすければ理解も早くスムーズな判断につながるのはもちろん、
入力ミスや計算ミスなども発見しやすいとリスク対策にも役立ちます。

具体的にどうすれば見やすい表データになるのでしょう?

 

Excel最強の教科書

参考になりましたのは、
こちら「Excel最強の教科書完全版」(著:藤井直弥・大山啓介)。

Excelをよく使う人はスキルアップにとても参考となる良書です。

ぜひ、手元において基礎学習の参考書として、
活用のヒントに読まれたらいかがでしょうか?

おススメします。

さて、この本の最初に「Excelを開いたら最初にやるべき7つの操作」で、
見やすい表について取り上げています。

 

この本で紹介されている見やすい表を作るポイントのエッセンスを、
一部抜粋または引用して取り上げてみました。

Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術

 

下図は、初期状態のまま何も工夫せずにデータを入力した表で、
本ではこの状態を「ベタ打ち」と紹介しています。

 

×データをベタ打ちした表は見づらい

 

日ごろよく見かけるなにげない表データの一例です。

表が小さいのでまだ許されるのですがデータが大きくなってきますと、
罫線が邪魔に思えたり数値の桁が分かりにくいと見えにくさを感じます。

 

ちょっと工夫をしただけで表は見やすくなります

 

すこし大きくしたから見やすくなったわけでなく、
いくつかのポイントを工夫しただけでグッと表データが見やすくなるのは事実です。

工夫すべきポイントとは、
具体的に7つ取り上げてご紹介します。

 

1,フォント設定

フォントなんてと思われる方も少なくないはず、
なにせ表を作成するのに必死ですからフォントどころではないのです。

ところが、このフォントの選択次第ではせっかくの表データも読みづらくなるとならば、
読まれる方のために本の少し意識する必要はあるようです。

 

Excelにはさまざまなフォントが登録されています。

Excelの標準フォントはExcel2016は「游ゴシック」で、
Excel2013以前は「MS Pゴシック」です。

また、「メイリオ」を利用しているユーザーも多いようですが、
著者は”カジュアル”な印象も強くビジネスなどフォーマルな場面ではあまりむかないとありました。

 

 

「Excelの教科書」の著者のおススメは、
MS PゴシックとArial」の組み合わせとありました。

「組み合わせ?」と思われる方も多いかと思いますが、
それもそのはず組み合わせの設定はどうするのでしょうか?

 

◆初期設定をMS PゴシックとArialの組み合わせにするには

Excelのシート上部にあるメニュータブから、
「ファイル」タブをクリック。

 

画面が変わり左の縦に並ぶメニュー「オプション」をクリック。

「Excelオプション」画面の「基本設定」の中にある「次を既定フォントとして使用」に、
「Arial」を設定します。

 

これで、次回起動時から、「日本語はMS Pゴシック、数字と英字はArial」の組み合わせが、
初期設定時のフォント(規定フォント)になります。

MS Pゴシックは読みやすく、
使い勝手のよいフォントですが数字が読みずらい

そこで、「MS Pゴシック」と「Arial」の組み合わせで、
よりキレイで読みやすいフォントとなるというわけです。

游ゴシックはExcle2016以降でその美しいフォントがさえますが、
古いバージョンでは読みづらくなる点も指摘がありましたのでご参考まで。

 

(1口メモ)

気に入ったフォントをネット検索で探してダウンロード。

ダウンロードしたフォントファイルを保存すれば、
初期設置にないお気に入りフォントを使うことができます。

(フォントファイルの保存手順)

  1. エクスプローラーを開きます。
  2. PCフォルダー→OSフォルダーをクリック。
  3. Windowsフォルダーをクリック。
  4. Fontsフォルダーをクリック。
  5. ダウンロードしたフォントファイルをこのフォルダーに移動。

お試しあれ。

 

2.表はB2からはじめたい

表データを見やすくするためにA列と1行目は使用せず、
余白として空けておきセルB2からはじめるというもの。

 

×A1からはじめると見づらい表になる

セルA1からはじまる表は、
いわゆる遊びがなく窮屈さを感じさせてしまう。

余裕がないということになります。

 

1列目と1行目に余白を作ると見やすくなる

 

列と行をそれぞれ1列、1行と空けてセルB2から始まる表。

空けた列と行が余白となり表全体が見やすくなります。

ちょっとした工夫のひとつです。

 

◆シートの先頭に1列、1行を挿入する方法

表に新しい列や行を挿入するには、
挿入したい位置(今回はセルA1)にカーソルを移動。

「ホーム」タブ → メニュー「挿入」をクリック → 表示されたメニューから、
①「シートの行を挿入」②「シートの列」を挿入をクリックしてそれぞれ挿入できます。

 

 

または、

A列の列番号Aを「右クリック」して「挿入」をクリックして列の挿入
行番号1を「右クリック」して同じく「挿入」をクリックして行の挿入することができます。

列番号、行番号を複数ドラッグして選択した後右クリックし、
「挿入」をクリックすれば選択した複数の列または行が挿入することができます。

 

3.文字は左揃え、数値は右揃え

文字揃えのルールも決めておくと、
見やすいだけでなく表データの作成も悩まず効率よく作業が進みます。

Excel教科書の著者のおススメは、
文字中心の列は左揃え、数値中心の列は右揃え」です。

見やすくなるとデータの入力ミスも発見しやすいとメリットもあります。

 

×中央揃えは見ずらい           文字は左そろえ、数値は右揃えにする

 

◆文字揃えを設定する方法

列ごとにセルの文字を揃えます、設定する方法は次の手順で実行します。

 

①文字が入力されているセルの範囲をし、「ホーム」タブをクリック。

②「配置」グループにある「左揃え」をクリックすると、文字が左揃えになります。

 

文字揃えは範囲を指定すれば、
セルの上下と左右のそれぞれを設定することができます。

上記のように「ホーム」タブの「配置」グループにある文字揃えで設定ができます。

①は、セルの上下の設定、向かって左からセルの「上揃え」、「上下中央揃え」、「下揃え」。

②は、セルの「左揃え」、「中央揃え」、「右揃え」になります。

 

4.単位と桁区切り

“Excel最強の教科書”は「数値が見やすくなるたった2つのルール」を紹介しています。

実際に表データを用意してご紹介します。

 

◆単位専用の独立した列を用意する

数値の「単位」は項目見出しや数値の末尾に表記せずに、
単位専用の独立した列を用意して揃えて設定すると表データがとても見やすくなります。

“Excel最強の教科書”をまねて単位を項目や数値の末尾に記載した表データと、
「単位専用列」に単位を記載する表データを作成してみました。

下図のようにビフォアー×2つとアフター1つです。

たしかに「単位専用列」を用意した方が間違いなく見やすくなります。

 

×項目末尾に単位を記載

 

×数値の末尾に単位を記載

 

数値の単位は「単位専用列」に記載する

 

(1口メモ)

単位は単位専用列に記述することをおススメしていますが、
比率などの%は「46%」のように数値に単位を付けた方が分かりやすくなります。

%は「ホーム」タブの「数値」グループにある「%」ボタンをクリックで設定ができます。

 

◆数値には桁区切りを設定する

数値は「桁区切り」の書式設定をして、
3桁ごとにカンマを入力することも必須です。

さらに、数値がマイナスになる場合も「マイナス表現」もルール統一したいところです。

日本の場合の多くは▲マークを使う場合が多いようです。

 

①「ホーム」タブを選択し桁区切りをしたいセルを範囲指定(マウス左クリックしたままドラッグ)します。

②「数値グループ」にあります「セルの書式設定」のマークをクリック。

※セルの範囲指定をした上でマウスを右クリックし、表示のメニューから「セルの書式設定」も選ぶことができます。

 

「セルの書式設定」ウィザードが開きます。

③「表示形式」タブと「数値」を選択し「桁区切り(,)を使用する」のチェックを入れる。

④「負の数の表示形式」で「▲1,234」を選択して「OK」クリックします。

 

5.内訳にはインデントをつける

「インデント」は「字下げ」のことになります。

インデントを設定した項目を見るだけで、
項目の階層構造を理解することができます。

 

×インデントがないと関係性が分かりづらい

 

インデントをつけると関係性が分かりやすい

 

◆内訳にインデントを設定する方法

①インデントをつけるセルを選択します。(離れているセルを一度に範囲指定するときは「ctrl」キーを押しながらセルを選択します)

②「ホーム」タブの「配置」グループの「インデントを増やす」ボタンでインデントを設定できます。

 

6.行の高さと列の幅

◆余白こそ見やすさのポイント

行においても文字の上下には余白を設けた方が明らかに見やすく見やすくなります。

Excelの初期設定の行の高さは「13.5」。

これでは余白が足りないためにどうしても窮屈に見えてしまいます。

そこで、行の高さを「18」~「20」程度に変更することで余白を確保します。

 

×行の初期設定は狭すぎる

 

の行の高さを「18~20」に設定すると見やすくなる

 

◆行の高さを変更する方法

①行の高さを変更したい行全体をドラッグして選択します。

②選択範囲の上でマウスを右クリックするとメニューが表示され「行の高さ」をクリックします。

 

③行の高さを「20」と入力し「OK」をクリックする。

 

◆列項目の内容が同じであれば列幅も揃える

列幅も行の高さと同様に余白が重要となります。

同じ内容の項目ならば列幅は揃えるべきとなります。

 

×バラバラな列幅は見づらい

 

同じ項目内容の列は列幅をそろえる

 

◆行の高さを変更する方法

7.罫線機能と文字の色と背景色を使い分ける

罫線はできるだけシンプルに余分な線は省いた方が見やすくなります。

データをベタ打ちした表を元に罫線機能を使い分けて、
シンプルな罫線で見やすい表データを作成してみましょう。

 

×元になるベタ打ちの表データ

  • 行の高さを「20」に揃える
  • 同じ項目内容(月)の列の幅を「10」に揃える
  • 単位は専用の列に用意する

 

シンプルな罫線と文字と背景色の活用で見やすい表データ

 

◆範囲を指定して一括で罫線を引く方法

①罫線を引きたい範囲をドラッグして指定します。

②「ホームタブ」になっているのを確認し、「フォントグループ」の「フォントの設定」をクリック。

③「セルの書式設定」のダイアログボックスが表示されますので「罫線」タブを選択。

④線のスタイルと色を選択し⑤へ。

⑤罫線を引きたい場所を選択します。

⑥「OK」ボタンをクリック。(設定完了)

 

◆おススメ罫線の種類

  • 表の上下の太線(実践)
  • 中線の罫線(細い点線)

 

◆背景色と文字の色の変更する方法

①背景色を設定するセルを範囲指定します。(離れているセルは「ctrl」キーを押しながらドラッグします)

②「ホーム」タブの「フォント」グループにある「塗りつぶしの色」の▼ドリルダウンをクリック。

③テーマの色の中から設定する色を選択します。

 

◆範囲を指定して一括で文字の色を設定する方法

①文字の色を設定するセル範囲を指定します。(離れているセルは「ctrl」キーを押しながらドラッグします)

②「ホーム」タブを選択し「フォント」グループの「フォントの色」をクリック。

③テーマの色の中から任意の色を選んで文字の色を設定します。

 

◆初期設定の枠線を消して必要な箇所のみ罫線を引く

①「表示」タブを選択します。

②「表示」グループにある「罫線」のチェックを外します。

③枠線が消えて表が見やすくなります。

 

 

私の感想

Excel最強の教科書」は実際に職場などで使うための機能とその方法について、詳細で分かりやすく解説されています。よくExcelを使う方には1冊は手元に置きたいノウハウ本であると思います。

この本の冒頭では今回ご紹介の「最初に押さえておくべき11の基本操作と考え方」の中から、「見やすい表はExcelの基本」としてルールが実際に役立つと理解しました。そこで、教科書にある解説を通して実際にデータ表を作成しながら、タイトルや解説を一部引用させて頂きながらそのポイントを自分なりに整理してみたところです。

詳しくは右の画像をクリックして確認されたし。

 

「見やすい表?」と漠然としていた方法を具体的にどこをどのようにと、そのルールを決めてしまうと効率よく見やすい表が作れることを実感。操作自体はマウスで完了する基本的なことなので、日頃使っている方にはストレスなく取り組めると思います。

大切なのは考え方とルール決めでありました。

 

そのた「Excel最強の教科書」では、

  • 仕事が早い人は知っている1つ上の”見せ方”テクニック
  • 業務成果に直結する便利な関数11選
  • 計算チェックと絶対参照を極める
  • 作業スピードを劇的に向上するショートカットテクニック
  • コピペとオートフィル、並べ替え機能の超便利な使い方
  • 実践的なデータ分析のはじめ方
  • Excelのグラフ機能を自由自在に扱うための5つのポイント
  • 最適なグラフの種類の選び方
  • Excelの印刷機能をたった10分で極める
  • Excel完全自動化による超効率化への招待状

と、実践で使えるExcelの基本の考え方と技が分かりやすく紹介されて参考になります。

 

今回のまとめ

「Excelで見やすい表を作る7つのルール」と題して、「Excel最強の教科書(著:藤井直弥・大山啓介)」を参考に実際にデータ表を作成しながらご紹介してみました。「見やすい表!?」と言われましても、漠然とは理解していながらも具体的に何をどうしてとなりますと明確ではありません。

「Excel最強の教科書」ではこの点を、明確に分かりやすく解説して実践に使えるのがユーザーとしてもありがたいところです。

ルールは7つとまとめてみました。

 

(Excelで見やすい表を作る7つのルール)

  1. フォント設定
  2. 表はA1からはじめたい
  3. 文字は左揃え、数値は右揃え
  4. 単位と桁区切り
  5. 内訳にはインデントをつける
  6. 行の高さと列の幅
  7. 罫線機能と文字の色と背景色を使い分ける

 

見やすい表を作るルールを明確にして、Excel基本スキルをますます向上して日々の実践で使って頂けたらとご紹介でした。少しでもお役に立てたら嬉しく思います。

いかがでしたでしょうか?

 

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