大切な情報が記載されているエクセルファイルを他者から守ることも重要なスキルのひとつです。ファイルを添付したメールで誰でもファイルを開けるなどはもってのほか。他者との共有をする際にも、事前にパスワードをかけて情報を共有したひとのみが扱えるように設定をすることが大切です。エクセルファイルをパスワードを設定して保護する方法をご紹介します。
エクセルブックの内容を暗号化して保護する
エクセルファイルの内容をパスワードで保護するには、「パスワードを使用して暗号化」機能を利用します。
パスワードを使用して暗号化機能を利用する
- リボン（メニューバー）の「ファイルタブ」をクリックします。
- 左のメニューから「情報」を選択します。
- ブックの保護をクリック。
- 「パスワードを使用して暗号化」をクリック。
- 設定が完了すると下図のように表示されます。
- このブックを開くときには設定したパスワードが必要になります。
- パスワードを設定したエクセルファイルを、「名前を付けて保存」する際に下図のように確認メッセージが表示されます。
- 「保存」ボタンを押して保存します。
パスワードを設定したファイルを開く
- パスワードを設定したファイルを開きます。
- パスワードを入力して「OK」ボタンを押します
- ファイルが開きます。
パスワードを解除する
設定したパスワードを解除する方法をご紹介します。
- リボン（メニューバー）の「ファイル」タブをクリック。
- 「情報」の「ブックの保存」をクリック。
- 「パスワードを使用して暗号化」をクリック。
- 「パスワード欄」を空白にします。
- 「OK」ボタンを押してパスワードの解除となります。
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私の感想
個人情報などが含まれているデータを取り扱うなど、「エクセルファイルを暗号化して保護する」機能はなくてはならない機能です。今回ご紹介した通り、その設定はとても簡単です。
情報を共有する場合、メールに添付して相手に送信する場合など設定の必要のあるケースは頻繁に発生します。知らないでは済まされないスキルとして身につけておきたいところです。
データを取り扱う担当者は必須のスキルです。
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今回のまとめ
エクセルファイル、エクセルブックを丸ごと暗号化して保護する方法をご紹介しました。
「ファイル」タブの「情報」にある、「ブックの保護」の「パスワードを使用して暗号化」から「ブックの保護」で「パスワード」を設定してファイルを保存することで保護することができます。
ファイルを開く際に設定した「パスワード」の入力が求められます。パスワードを解除する際は、設定した「パスワード」を消去することで解除も簡単にできます。
エクセルファイル、エクセルブックにパスワードをかけ保護するのはもはや常識スキルです。
いかがでしたでしょうか？
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