ワードのスタイル機能を使って、「表題」「見出し1」「見出し2」と文字にスタイルを正しく設定すれば、ワードは文書の構造を読み取り自動的に目次として表示する機能があります。設定はマウスの操作でできるので簡単で効率的に作成することができます。今回は、ワードのスタイル機能の設定と目次の作成方法をご紹介します。

 

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文字にスタイルを設定する

目次を作成するために文字にスタイルを設定します。文字のフォントやサイズをそれぞれ決めるなど細かな設定を行う必要がありますが、これをひとつひとつ行うのは大変手間がかかります。この作業を定型から選ぶことで、効率的にスタイルの設定を行うことができます。

目次を作成した文書の例

下図のように作成したワードの文章の中に「目次」を作成します。事前に「スタイル機能」を利用してスタイルを設定します。この機能を正しく設定すると、マウスの操作だけで「目次」を作成することができます。

文字にスタイルを設定するとは

「スタイル」機能の考え方を知る必要があります。用意したサンプルは下図にあるように「表題」「見出し1」「見出し2」の文章の構造になっています。

「表題」は文書全体を表すメインタイトルになります。「見出し1」は文書のメイン項目。「見出し2」は見出し1のサブタイトルになります。

下図の文章は、「表題」の中に「見出し1」が2つ、それぞれに「見出し2」のサブタイトルが2つある構造です。

表題スタイルの設定

  • 表題の行にカーソルを合わせます。

 

  1. リボン(メニューバー)の「ホーム」タブを選択します。
  2. 「段落」グループの「編集記号の表示/非表示」をクリックしてONにします。(青い色になります)
  3. 「スタイル」グループの右側にある「▼」マークをクリックします。

 

  1. 「スタイル」グループの右側にある「▼」マークをクリックしてスタイルを表示します。
  2. 「表題」を選択。
  3. カーソルを合わせていた行が「表題」スタイルに変更しています。

見出しスタイルの設定

  1. カーソルを左の余白に移動すると「矢印」マークが表示され、クリックすると行が範囲指定されます。
  2. 「Ctrl」キーを押しながらクリックして同様に行を範囲指定します。

 

  1. 「スタイル」グループの右側にある「▼」マークをクリックしてスタイルを表示します。
  2. 「見出し1」を選択。
  3. 指定した「見出し1」の行に「・」マークが表示されます。(「段落」グループの「編集記号の表示/非表示」が「ON(表示)」状態であることが必要です)
  4. 「見出し2」も同様の操作で設定します。

目次を設定する

スタイルの設定後「目次」の設定を行いましょう。

目次の設定

  • 目次を挿入する行にカーソルを合わせます。

 

  1. リボン(メニューバー)の「参考資料」をクリック。
  2. 目次グループの「目次」の「▼」マークをクリック。
  3. 表示された中から「目次」を選択。(手動作成目次も選べます)

 

  • 目次が挿入されました。
  • 目次をクリックすると、指定した見出しに飛びます。
  • 見出しを変更すると目次も変更になります。

目次の修正

見出しを変更した際に目次の修正方法を確認しましょう。

  1. リボン(メニューバー)の「参考資料」タブをクリック。
  2. 「目次」グループの「目次の更新」をクリック。
  3. 「目次」のダイアログボックスで項目を確認しチェックを入れ「OK」ボタンを押して自動的に挿入した目次が変更されます。

 


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私の感想

スタイルを設定すれば、マウス操作で自動的に目次を挿入することができると分かると、複数ページにまたがる文章や資料には目次を挿入したくなります。また、その方が読む側にとっても全体像がわかって役立ちます。今回はこれら一連の流れと修正の方法をご紹介しました。

 

目次を挿入した文章ができるとワードスキルも一段とアップ間違いなしです。

 

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今回のまとめ

ワードのスタイル機能を使って、「表題」「見出し1」「見出し2」と文字にスタイルを正しく設定すれば、ワードは文書の構造を読み取り自動的に目次として表示する機能があります。

設定はマウスの操作でできるので簡単で効率的に作成することができます。今回はこれらスタイルの設定、目次の挿入、見出しと目次の修正の一連の操作のご紹介でした。

最近はパワポの資料よりも文章で勝負する企業が増えているようです。その際目次の必要性は高まります。

 

文章で説明できるスキルと合わせ目次の設定も、この機会にワードの目次設定をマスターしてみましょう。

 

いかがでしたでしょうか?

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