今回のテーマはビジネスメールです。ビジネスメールはもはや必要不可欠なツール。ところがメールを書くのは少々面倒。同じ要件なのに何度もメールのやり取りをするなんてことあります。相手に対して失礼なメールを送るわけにもいかず何かと気も使います。鈴木真理子著「早く短く感じよくメールを書く方法」では、ビジネスメールは書き方のポイントをおさえておけば、面倒臭いメールがラクになると提唱しています。このスキルとても役立ちおススメです。テキパキ片づけるメール術、本書を引用してその技をご紹介します。
目次（ページコンテンツ）
読みたくない書きたくないメール
メールに関する、こんな問題心当たりありませんか。
引用元：「早く短く感じよくメールを書く方法」（鈴木真理子著）
メールで仕事が滞るメールが面倒
●メールは便利だけど、正直、メールは面倒です。
メールを書くのにとにかく時間がかかる、失礼にならないメールがサクサクと書けない。
問題はそれだけに終わらない、読むほうも面倒であります。
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メールは面倒とはいえ、メールを避けて通れない。
もしこれらがあてはまるとしたら、すぐさま改善する必要があるのは明らかです。
放置しておけば、もはやメールだけの問題ではなく、仕事そのものが滞ってしまいます。
メールに翻弄されたくない
●ムダな時間をとられたくない！
なんとかしたい。
解決策がないものか。
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本書の著者鈴木真理子さんは、「ビジネスメールには難しい語彙力は必要ないのです」と投げかけていらっしゃいます。
書き方のポイントを押さえておけばかなりの改善につながるようです。
メールの書き方の基本、時間を減らすノウハウ、感じよく書くテクニックを確認してみましょう。
読みたくさせるメール術
メールの基本的な書き方と実践的なテクニックを身につけましょう。
引用元：「早く短く感じよくメールを書く方法」（鈴木真理子著）
必ず読まれるタイトルのつけ方は2ステップ
●（ステップ１）対象や案件を絞り込む
会議の日付を入れたり、会議の名称をタイトルに入れるのです。
こうしてタイトルを絞り込むと、受け手側はタイトルだけでピントくるはず。
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タイトルに日付けや会議名を入れるだけで、受け手側はスケジュールの確認もできます。
タイトルをチェックしただけで、その内容についてイメージもしやすく助かります。
メールを開くストレスも軽減できるはずです。
●（ステップ２）相手に期待する行動を入れる
「相手にどうしてほしいのか」を、タイトルで明確にします。
【 】を利用します。
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開催連絡であるのか、出欠確認を求めているのか、依頼メールなのか。
【 】に記載してタイトルの頭にもってくる。
いつまでに返事が欲しい場合などの期限や閉め切りがあれば「〇月〇日期限」などと明記するのも一案です。
日付や会議名などを使い、相手に期待する行動を【 】に入れて頭にもってくるだけで必ず読まれるメールになるのです。
社外メールは言葉づかいに注意
●社外メールは失礼のない言葉に。
社外宛てには丁寧な言い回しが必要です。
「要回答」や「締め切り厳守」といった言葉は失礼に当たります。
同じ内容タイトルの社内メールと社外メールの比較が参考になります。
（具体例を本書を引用してご紹介）
| 社内メール | 社外メール |
| 【要確認】〇/〇会議議事録 | 【確認お願い】〇月〇日会議議事録 |
| 【要解答〇/〇まで】講演会の出欠確認 | 【ご案内】弊社後援会開催につきまして 【お誘い】弊社後援会開催につきまして 【〇/〇まで受付中】講演会を開催します |
| 【受領連絡】〇〇企画書 | 【拝受お礼】〇〇企画書 |
【 】を使った必ず読まれるタイトルを使いつつ、社内と社外の表現を使い分けるひと工夫を。
2ステップでつけるタイトルで、あなたのメールも必ず読まれるメールに生まれかわるはずです。
本文は目的と結論のパターンを決めておく
目的とは「何のためのメールを送るのか」。
結論は「読み手にどうしてほしいのか」です。
●「目的」を次のように書いて本文のはじめにもってくる。
「自分は何のためにメールを送信するのか？」、自問自答をするところからはじめるのがおススメ。
上司に報告したい、関係部署の人に協力してほしいなど、必ずなにかしらの目的があるはずです。
つまり本文には、「〇〇のためにメールを送ります」「〇〇のお願いでメールを送りました」など、目的を入れて書くことがポイントです。
（具体例を本書を引用してご紹介）
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送る側も受け手側も、目的が明確だと分かりやすい。
ポイント：目的は「なぜ私はメールを送るのか」を、本文のはじめにもってくること。
●「結論」を次のように書く。
結論とは、ようするに「読み手にどうしてほしいか」を考えることです。
都合を教えてもらいたいのか、資料やフォーマットデータを送ってほしいのかなど、相手に期待することがあります。
その「読み手にしてほしいこと」を、本文の結論として書くのです。
（自分は「読み手にどうしてほしいのか?」）
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「書類が必要なんだね」とか、「依頼の返事を求めたメールだね」と、メールを受け取った側も対応がしやすい。
メールを受け取った側も、目的と結果が明確だと分かりやすいのですね。
ミスなし、ムダなし、残業なし、信頼される仕事術
著者鈴木真理子さんは、株式会社ヴィタミンMの代表取締役です。
もうムダな時間は取らせない
メールに振り回されず、本当にやりたい仕事に時間を費やせることができる。
本書、鈴木真理子著「メールを書く方法」はおススメです。
※株式会社ヴィタミンM 代表取締役 鈴木真理子さんプロフィール
これは見過ごすわけにはいきません。
※詳しくは本書の画像をクリックでどうぞ。 |
さらに本書ではより分かりやすく読ませるテクニックも紹介されています。
（より読みたくさせるテクニック）
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Amazonのカスタマーレビューの評価も非常に高い。
安全に効率よく適時感じの良いメールを悩まず書けるようになれる。
読みたくさせるメールの手法は、あなたのビジネススキルを飛躍的に高めるはずです。
WEB記事紹介
株式会社ヴィタミンMの公式サイトよりご紹介です。
WEB記事ページのリンクです。
クォリティの高い情報満載です。
女性だけでなくビジネスパーソンにおおいに役立つはずです。
読者の行動
●早速、やってみよう！
2ステップタイトル、言葉遣い、そして「目的」と「結果」の本文。
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パターンを決めておけば、どう書けばいいのか迷いも消える。
ポイントはわかりやすく失礼のないよう型を決めてサクサクと。
これを実践することで、きっとあなたはメールの悩みから解放されるはずです！
今回のまとめ
というわけで、今回は以上です。
あなたは本記事がきっかけで本書を手にさらに学ぶはずです。
そして、あなたはメールの達人になります。
メールの達人は仕事の達人、きっとあなたは仕事の達人になるはずです。
いかがでしたでしょうか？
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