【Wordで年賀状】年賀状宛名印刷はワードでサクサク！エクセル住所データを使った年賀状宛名印刷のコツ

今回のテーマは、ワードで作る年賀状宛名印刷です。エクセルで作った住所リストをワードの宛名面印刷ではがきの宛名を作成。その機能はとても優秀で用意が出来ていれば暑中見舞いや年賀状の準備なんて本当にあっという間です。作成したい時にさっさと悩まず宛名印刷ができるというのは、仕事や商売においても生活の中でもとても便利で役に立ちます。そのためにはエクセルデータ作成時にあるコツが必要です。今回は、はがき宛名印刷の手順とともに、スピーディに作成できるコツを解説します。

 

ワードにはがき宛名面印刷機能はあるけども

ワードの「はがき宛名面印刷」機能を使えば、年賀状宛名印刷も簡単。

と、そのはずが実際はなかなかうまくいかないなんてことありませんか。

原因はエクセル住所データの構成が合っていないから

ワードの「はがき宛名面作成」機能が思うように使えないのには原因があります。

「はがき宛名面作成」機能にはあらかじめ構成が設定されていること。

 

つまり、

ワードの「はがき宛名面印刷」機能の構成に合わせたエクセルデータが必要。

 

むやみにエクセル「住所データ」を作成しては無駄になってしまうのです。

本記事のポイント

ワードの「はがき宛名面作成」機能にある構成内容を具体的に解説します。

その上で、エクセル住所データの作成方法のご紹介です。

 

つまり、

ワードの「はがき宛名面作成」機能をサクサク使えるようになります。

 

ワード「はがき宛名面印刷」機能の構成とエクセル住所データ作成のコツを順次ご紹介します。

エクセル住所データをワードのはがき宛名面印刷の構成に合わせる

ワードのはがき宛名面印刷の構成とは、解説します。

ワードのはがき宛名面印刷の構成を確認する

ワードのはがき宛名面印刷にはあらかじめ構成が設定されています。

 

この設定を理解しておくと、

はがき宛名作成がストレスなくスムーズに作成することができます。

 

ワードはがき宛名印刷の設定内容はこちら、

郵便番号 住所１ 住所２ 会社名 部署名 役職 姓 名 連名連名呼称

 

この構成は、「差込文書」タブの「結果プレビュー」で確認できます。

 

具体的には下図の通りに初期設定がされています。

この初期設定を事前に理解しておくことが必要です。

エクセルの住所データをワードのはがき宛名印刷設計に合わせて作成する

ワードのはがき宛名印刷用にエクセルデータを作成します。

 

ポイントはこちら、

上記のワードの宛名設定の通りにエクセル住所録を作成する。

 

具体的には、

苗字と名前を分けて用意 連名を用意 連名の呼称（様）もエクセル側の列に設定 住所の中にあるマンション名なども別に分けておく 名前を付けて保存、保存した後はエクセルを閉じておく

 

こちらの条件で実際に作成したのが下図の住所録例になります。

 

ワードの宛名印刷とエクセルの住所データの設計を同じにすると作成がとてもスムーズにできます。

ワードを起動しはがき宛名面印刷ウィザードを開く

ワードを起動します。

 

はがき宛名面印刷ウィザードを開きます。

「差し込み文書」タブをクリックする 「はがき印刷」の「▼」（オプション）をクリックする 「宛名面の作成（A）をクリックする

はがき宛名面印刷ウィザードが開き、はがき宛名面作成がスタートします

はがき宛名面印刷ウィザードが開きます。

 

はがき宛名面作成をウィザードの手順にそって進めます。

「次へ(N)>」をクリックする

はがきの種類を選択します

実際のはがきをイメージしながら作成ができます。

 

はがきは4つの種類から選択します。

年賀/暑中見舞い 通常はがき エコーはがき 往復はがき

 

はがきを選んだら、

「背景にはがきを表示する」のチェックを入れ「次へ（N）」をクリックする

はがきの様式（縦書き・横書き）を選択する

はがきの様式（縦書き・横書き）を選択します。

また、差出人の郵便番号の位置を選ぶことができます。

 

下図では「縦書き」を選択しますので「〇」にチェックを入れます。

 

下図では差出人の下にある郵便番号の枠の中に表示されています。

「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する（Z）」のチェックボックスにチェックを入れると、

差出人の住所の上に郵便番号が表示される

 

ウィザードのチェックではがきの様式と差出人の郵便番号の位置を選択することができます。

宛名と差出人のフォントは一般的なフォントを指定します

書体によっては、住所のハイフン「ー」等が縦書きで表示されない場合があります。

 

そこで、

一般的なフォントを選択することをおススメします。

差出人情報を入力します

宛名面には差出人を表示させない。

その場合は、「差出人を印刷する」にあるチェックボックスのチェックを外します。

 

ここでは差出人を印刷します。

「差出人を印刷する」のチェックボックスにチェックして「次へ（N）」をクリック。

最初に作成したエクセルの住所録データを指定します

「既存の住所録ファイル」の「〇」にチェックして選択します。

 

ファイルを指定する。

「参照（S)」から保存したエクセルファイルを指定する

 

宛名の敬称を指定する。

「宛名」の敬称のドリルダウンで「様」を選択する

 

エクセルデータに敬称が入力されている場合は、住所録に従う（E)」のチェックボックスにチェックを入れる。

「次へ（N）」をクリック

設定は完了

はがき宛名面印刷ウィザードの操作はこれで完了です。

 

「設定は終了しました。」を確認して、

「完了（F)」をクリック

指定したエクセルファイルにあるシートの指定をします

エクセルシートが複数ある場合は、その中から利用するデータがあるエクセルシートを選択します。

 

ここでは「Sheet1」に住所録データが用意されていますので、

「Sheet1$」が選択されているのを確認し「OK」をクリック

はがき宛名面が完成

エクセル住所録の準備が整っていればあっという間にはがき宛名面が作成です。

 

こうして、ワードのはがき宛名印刷の設定とエクセルデータの構成が同じであると

あっという間に宛名印刷が完成です。

印刷は通常の印刷ではなく差込印刷で行う

宛名面を作成した次は、実際にはがき（年賀状）に印刷をします。

通常印刷は使えません

通常の印刷は「ファイル」タブから「印刷」を選択して印刷を行います。

 

ところが、

宛名面印刷では印刷は通常印刷は使えません。

 

つまり、宛名面印刷で作成したはがき（年賀状）の印刷は、

差込み文書の「文書の印刷」で差し込み印刷を行います。

 

次に、差し込み文書の「文書の印刷」で差し込み印刷の手順を解説します。

差し込み文書の文書の印刷

宛名面印刷で作成したデータの印刷は次の手順で行います。

 

操作方法は次の通り、

① 「差し込み文書」タブをクリック ② 完了グループの「差し込み完了」の「▼」をクリック

 

表示の中から、

「文書の印刷」をクリック

 

「プリンターに差し込み」ウィザードが立ち上がります。

「レコードの印刷」にある「すべて」にチェックを入れる 「OK」ボタンを押す

 

印刷ウィザードが開き印刷が開始されます。

今回のまとめ

というわけで、今回は以上です。

本記事がワードの「はがき宛名面印刷」機能を十分に使える参考になればうれしく思います。

 

本記事で「はがき宛名面印刷」機能を利用するコツは、

むやみにエクセル住所データを作らない。 データはワードの「はがき宛名面印刷」機能の構成に合わせる。

 

本記事では単名の宛名面印刷のご紹介でした。

次の記事では連名の宛名面印刷の操作について解説します。

 

年賀状宛名印刷などおおいに役に立つワードの「はがき宛名面印刷」作成のコツのご紹介でした。

 

いかがでしたでしょうか。

最後まで読んでくださりありがとうございます。

少しでもヒントになればうれしく思います。