デスクが書類の山でお悩みの方！今すぐできるデスクまわりの整理術

今回のテーマはデスク回りの整理術です。PCの普及でペーパレスになっているはずなのに、なぜか目の前のデスクには書類の山。どこに何があるのかなんて分からないのはもちろん、必要な書類を探すのでさえも時間がかかってしまう。限られたデスク周り、書類やモノの山に悩みを抱えている人は少なくないはず。そこで今回は、「今すぐできるデスクまわりの整理術」のご紹介です。

なぜデスクの上に書類の山ができてしまうのか

次から次へと押し寄せる書類を「いかにスマートにさばけるか」が、その人の「仕事のデキるデキない」の印象を決定づける重要な要素であることは否定できません。

目的や基準が曖昧が原因

そもそもなぜデスクの上には書類の山ができてしまうのでしょうか？

 

その理由として挙げられるのが以下の2点です。

使用目的が曖昧：「処理すべきもの」と「参照・保管するだけのもの」が混在 保管の基準が曖昧：ファイルなどに保管しておこうとする量が多すぎる

 

いずれも、目的や基準が“あいまい”ということがキーワードで、
これがまさにぐちゃぐちゃな「書類の山」をつくる根本的な原因。

 

書類の山ができるできないは、ファイリングや整理整頓の上手下手ではないのです。

片づけられない人の3つの理由

片づけられない人整理が苦手な人の特徴には、
主に3つのパターンがある。

 

（3つのパターン）

「忙しい」が口癖の人 「忙しい、忙しい」といつも言って、片づけをする時間などないと思い込んでいる人。 資料が増えてしまう人 仕事に取りかかると、余計な周辺情報まで熱心に調べ上げてしまう人。満足がいくまで資料が集まったときには、書類が山積みの状態で収拾がつかなくなっている。 捨てられない人 過去と未来を考えすぎて資料を溜め込んでしまう人。すでに必要ない書類にもかかわらず「いつか使うかもしれない」「捨てるには忍びない」など、書類が“思い出の品”と化する。

 

ほとんどの方が、
このいずれかに当てはまるでしょう。

つまり、これら3つの「落とし穴」を知っておけば、
「片づけられない人」に陥りにくくなるということでもあります。

 

片づけられない人整理が苦手な人は３つの特徴があるのです。

整理と整頓の違い

よく「整理整頓」と言いますから、
2つ合わせて「片づける」という意味かと思いきやそうではありません。

 

（整理と整頓の違い）

「整理」・・・ 「要るモノ」と「要らないモノ」に分けて「要らないモノ」を捨てること。 「整頓」・・・ 「要るモノ」を誰もが使いやすいように配置・配列すること、すぐに取り出せること。

 

キレイに陳列しておけば整理したかと思いきやそうでもないのです。

定位置にこれと定めたモノを必要と定めた量のみ、
使いやすく、かつ、戻しやすく配置配列することなのであります。

 

これはまさしく整理整頓の「術」であります。

すぐにできるデスクまわりの整理術

グチャグチャになったデスクの書類の山を、具体的にどのようにして対処したらいいのか探ってみましょう！

まずは捨てる！

デスクの整理、何からすればいいのかわからないという人は、
まず「捨てること」から始めてみる。

 

ぶっちゃけた話、

整理するって”捨てるコト”です

 

そもそも、片付かない／散らかってしまう最大の元凶は、
不要な書類やモノを持ち過ぎていることにあります。

不要な書類やモノに囲まれている中では、
どんなに時間をかけて頑張って整理しようとしても無駄。

すべては徒労に終わります。

 

整理するとは「捨てるコト」からです。

迷ったら「見極めBOX」を利用する！

「見極めBOX」をご存じでしょうか!?

 

こちらは、

捨てるかどうかを見極めるための箱のこと

 

整理したい／片付かない書類やモノを、
ドサッと入れてしまうことができる大きさの段ボール箱等を用意します。

 

使い方は簡単。

足元に「見極めBOX」を置く 必要かどうか迷ったらまずはこれに入れてしまう そこから本当に必要なモノ、使うモノだけを取り出して使う

 

見極めるための期間として、
自分で「一週間」とか「一ヶ月」とか具体的に定める。

 

その期間のうちに「見極めBOX」から出なかった書類やモノは、
捨ててしまえということです。

つまり、この方法で「見極めBOX」の中に残ったら、
それはあなたにとって「不要」という訳です。

 

「見極めBOX」に残ったら「不要」なモノとルールが分かりやすいからすぐにでもできる。

３つのBOXを用意する

見極めBOXの次に、さらに3つの箱を用意します。

3つの箱であっという間に整理できるのです。

 

3つの箱とは、

1.「アクションBOX」：これから処理すべきもの（To Do） 2.「保管BOX」：厳選の上“保管する”と決めたもの 3.「処分BOX」：不要と判断したもの（後にシュレッダーもしくはゴミ箱ゆき）

 

ここで厄介なことは、
上の3つのいずれにすべきか判断に迷うもの。

この問題は、「とりあえずBOX」で解消します。

 

ところで、「とりあえずBOX」は聞こえはいいのですが、
そのままにしておいてはまさに”とりあえず”のままの状態が続いてしまいます。

単なるゴミ箱になっちゃう。

なので、定期的に（一週間とか一ヶ月とか）見直すことは言うまでもありません。

 

ちょっとした手間暇を惜しんでしまうと失敗してしまうのです。

デスクの上は「仕掛かりBOX」をつくる

デスクの上にも一工夫。

 

それが、

仕掛かりBOX

 

デスクの上の現在進行中の案件を“仕掛かり案件”として、
その書類をひとつのクリアホルダーにまとめる。

それらをすべてボックスファイルで管理するのです。

 

これを「仕掛かりファイリング」といいます。

 

（仕掛かりファイリングのポイントはこちら）

デスクの上にファイリングボックスを用意 ひとつの案件書類を１つのクリアホルダーに入れる 1ホルダーずつ立ててファイリングボックスに収納する ホルダーをとりだして使用したら一番手前にホルダーを収納する 手前（ファイリングボックスの向かって左側）が新しく、奥側（右側）が使用頻度が低い書類となる

 

こちらは野口悠纪雄氏の「超整理法」と原理は同じようです。

引き出しの中での定位置を決める

整理と整頓の違いの中で、
整頓とは要るモノを使いやすいように配置配列することとありました。

 

つまり、必要なときにすぐに取り出せるという意味です。デスクの引き出しも同じ。

 

（引き出しの役割例）

中央：基本的には何も入れない、離席する際の書類の一時避難スペースに使う 最上段：ハサミやペン、小物などの文房具類、トレイなどを利用してスッキリ収納 中断：スマホの充電器、手帳類、参考書類・資料など、仕切り板などを使って細分化して収納 最下段：重要ファイルや書類、カタログや社内マニュアルなど閲覧頻度の高い大き目の資料の収納

 

ポイントはデスクの各引き出しの役割を決めることです。

今回のまとめ

というわけで、今回は以上です。

 

整理整頓に片付けがにがてで、
ついついデスク回りが書類で山積み状態。

そんなお悩みの方に、
片付けの極意、ツールを使った整理術の方法のご紹介でした。

すぐにできてすぐにデスクは片付き、
今回の整理術を使えば継続的に整理戦とが確保できるはずです。

 

まずは、捨てることからはじめてみましょう！

 

参考文献：美的収納ブログ（美的収納プランナー草間雅子）

 

いかがでしたでしょうか？

最後まで読んでくださりありがとうございます。

少しでもヒントになればうれしく思います。