こんにちは、釈和(シャカズ)です。

エクエルの代表的な関数といえば、
ご存じIF関数Vlookup関数でしょうか。

仕事でよく使う請求書をこれらの関数を使って、
正確で素早く作成できるよう作成してみたいと思います。

そこで今回は請求書の作成手順を関数を紹介しながら、
動画を使ってお伝えします。

※画像(ぱくたそ)

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IF関数とVlookup関数の組み合わせを利用します!

請求書のサンプルを用意し商品コード表のコードを入力するだけで、
商品名と単価を表示させるようVlookup関数を設定します。

ところがせっかくVlookup関数が設定しても、
コードを入力する部分が空白ですとエラーメッセージが表示されてしまいます。

そこでIF関数とVlookup関数を組み合わせることで、
空白のときには空白を表示するなどこの問題を解決していきます。

Vlookup関数の入力とIF関数の組合せを動画で 1.Vlookup関数とIF関数の組合せ

 

Rounddown関数やToday関数などで実際に使える請求書に整える

エクセルは小数点以下が含まれる数値の計算で、
求める計算結果と合わないケースがあります。

実はエクセルは計算が苦手なのです。(笑い)

これは小数点以下をどこまで計算するかによって、
計算結果が微妙に違ってきてしまいます。

そのために四捨五入や切り上げまたは切り捨てといった、
計算結果の取り扱いを決めて設定するなど細かな処理が必要です。

その他書式の設定など実際に使える請求書に整えていきます。

(作業内容)

  • 請求書の番号に№を自動的に付ける書式設定
  • ファイルを開くたびに本日の日付が表示されるTODAY関数の入力
  • 単価×数量=金額の金額を求める数式の入力とコピペ
  • 小計を求めるSUM関数の入力
  • 消費税計算の数式の入力
  • 合計の数式の入力
  • 請求金額に合計値の参照を入力
  • 請求金額を100円未満で切り下げROUNDDOWN関数の入力

その他の書式と計算式の設定で実際に使える請求書を動画で 2.その他書式と計算式 (1)

 

今回のまとめ

今回の請求書のように入力作業を正確に効率よく済ませるために、
必用な関数や書式設定をすることは仕事全体の効率を大いに改善することができます。

関数の働きを知っていることが大事ですが、
それらをどのように利用するかはアイディア次第となります。

エクセルにはこれらのアイディアに応える関数や機能が十分にあります。

有効に使いこなしていきたいものです。

動画は実際に使う請求書を作成する方法を、
手順にそって作成してみました。

参考になるかどうかは分かりませんが、
一度動画をご覧になって参考にして頂ければうれしく思います。

今回は、エクセルのVlookup関数とIF関数を使った請求書の作成手順を動画でご紹介しました。

いかがでしたでしょうか?

 

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