職場のデスクはいつも書類の山。あまりのグチャグチャ状態にしびれをきかせて、せっせとファイリングをしてみると今度はどれをどこに納めたのかがわからず、余計に探す時間がかかってしまったなんて笑い話にもならない。これだったら書類の山状態で探したほうがよさそうだと感じたりと踏んだり蹴ったり。野口 悠紀雄氏の超整理法にある押出しファイリングは、これらの問題をいっきに解決してくれるシンプルですぐできる優れたファイリングです。その方法をご紹介します。

 

スポンサードリンク

 

超整理法とは

20年以上前のビジネス整理術の元祖、ベストセラーでありロングセラーの野口悠紀雄著「超整理法」。独自の「押出しファイリング」は超整理法であるにもかかわらず、驚くことに整理しない整理法なのであります。

著野口 悠紀雄「超整理法」


整理しない超整理法とは一体どんな整理法なのでしょう。著者の野口悠紀雄氏は、整理という作業が何かを生み出すことはありませんと。なので整理することに労力と時間を費やすのはできるだけ避けたいと力説しています。

とはいえ、整理しないというわけにはいきません。書類を補完する場所も問題になりますが、必要な情報を必要なときにすぐ取り出せないというのも困ります。

そこで重要なのが、必要な情報(書類)をすぐに見いだせる仕組みを作ることであり、その方法の基本が「分類しない」こと。

 

分類して整理しないことが超整理法のメッセージなのです。

悩ましいこうもり問題

超整理法で分類し整理しない理由に、整理できない問題があるからです。それは、悩ましき「こうもり問題」。こうもり問題とは、情報を整理する段階においてどの分類項目に入れてよいのかがわからない項目出てきてしまう問題が生じるのです

たとえば「重要」と「非重要」に分類するとした場合、どちらにすべきか迷うものの行き先に困るということです。書類の分類でもそうですが、PCファイルに名前を付けて保存するときに、分類したフォルダのどちらに保存すべきか迷うことも多々あります。

実は、この「こうもり問題」を解決するための方法があるのです。それが、時間軸で整理をするということです。

 

時間軸で並べる方法はどんな場面でも不変であるのです。

押出しファイリングとは

押出しファイリングは、書類を角型2号の封筒に入れて向かって右から左に順に並べる方式で使います。時間軸で立てて並べる方法。新しい封筒や取り出した封筒を戻すときに一番左に置くことがポイント。

これを行うことで、ファイルをアクセル時間順にソートするので、新しい書類やよく使う書類は常に一番左にキープする形になる。逆に言えば右に行けば行くほどほとんど使わない書類がたまることになります。それはやがて必要ない書類と判断することができ、悩むことなく使わない書類を破棄できるスグレモノなのです。

さらに探す書類は並べた押出しファイルにあるので、探す手間も大幅に短縮できる点も大きなメリットがあります。これが、「ポケットひとつの原則」です。

 

押出ファイリングの特徴は時間軸検索ができること、ポケットひとつの原則で取り出す手間も省ける2つのメリットがあるのです。

書類の山がみるみる片付くやり方

目の前の書類の山がみるみる片付くとは、いったいどうすればいいのでしょうか。押出しファイリングのはじめ方をご紹介します。

A4角2封筒に入れるだけ

用意するのはA4サイズの角2封筒だけ。事前準備として、封筒の耳をはさみで切り落とします。耳を切る理由は邪魔だからただそれだけです。並べた封筒を取り出すときも、封筒の中身を確認するときもとにかく邪魔。なのではさみで切り落とします。

この封筒に目の前で山となっている書類ひとつを入れていきます。1枚の要件を1枚角2封筒に入れるのがルール。

 

用意するのはA4角2封筒、1件の書類を一枚または一式を封筒に入れるだけ。

仕分けをしない

書類が入った角2封筒を分類したり仕分けをしないのがポイント。ただ、サインペンで封筒の右上に日付と書類内容がわかるタイトルを記入します。

日付はもちろん、タイトルは後に書類を探すときに必要な重要情報。タイトルだけでは情報が足りなければ、サブタイトルをその下に追記しておけばそれでよし。仕分けをすべくカテゴリーや分類を記入する手間暇、ムダな思考はまったくも要らない。

 

仕分けして整理することもなく、並べる順も考えることなく、ただただ右から順に並べるだけ。

立てて並べる

上記のようにして用意ができた封筒を、ファイルボックス等に立てることがポイント。順番はただただ手にした封筒を右から並べていくだけ。もちろん順番を考えたりしない。

順番はこの後の運用で自然と時間軸に並んでいくから心配ご無用。ただ並べるだけなので、封筒の準備ができればさっさと立てて並べるだけなのです。

あっという間に書類の山は角2封筒におさまりファイルボックス糖に並んで整理完了となります。

 

気が付くと、山となっている書類はあっという間に封筒におさまりファイルボックスに並びます。

ストレスフリーの書類ファイリングのやり方

せっかく整理して保管した書類なのに、時間の経過とともに、さてあの書類はどこになんてことはよくある話。分類までしたのに迷子になってしまう、いざ探すとなれば時間ばかりが経過のストレスに。このストレスがストレスフリーになるというのですから興味深々デス。

自然に時系列に並ぶ

分類をせず整理をしないのに整理できるというその理由は、時系列に並んでいるから。「時間軸で並べる方法はどんな場面でも不変である」のです。

新しい封筒を作ったら押出しファイリングの並ぶ封筒の一番手前に置きます。また、並んでいた封筒を取り出し、書類を確認した後に元にもどすときも並ぶ封筒の一番左、一番手前にもどす。

これが押出しファイリング運用の唯一、重要なルール。

 

これを行うことで、ファイルをアクセル時間順にソートできるというわけです。

上記で紹介のとおり、新しい書類やよく使う書類は常に一番左側に並び、右に行けば行くほどほとんど使わない書類がたまることになります。それはやがて必要ない書類と判断することができ、悩むことなく使わない書類を破棄できると先にご紹介の通り。

 

押出しファイリングは使えば使うほど、よく使う書類は左側に、いらない書類が右側に溜まるのです。

探しやすい

書類を時間軸に並べるのはよしとして、実際に必要な書類を押出しファイリングから探すときに効率よく探せるのでしょうか、少々疑問が残ります。

ところで、人は探す書類を分類から探すよりも時間軸で探し出す方がストレスなく探しやすいということ。押出しファイリングを実際に使ってみて、このシンプルさがとても理にかなっていると知るのです。

たしかあの書類は先月のとか、それは少し前の書類とか、書類を探す際におおよその検討をつけるのはそれほど難しくないものです。すると、押出ファイリングは時間軸で探しますから、だいたいこの辺という探すあたりが付くので想像以上にたやすく求める書類を探し出すことができるので驚きます。

 

人は、時間軸で探す方が探しやすい、なので時系列に並ぶ押出しファイリングは書類を探しやすいのです。

廃棄書類か保存すべき書類かの判断がしやすい

押出しファイリングの右側に溜まりだす封筒はあまり手にすることがない、いや、ほとんど手にすることがないという状況であることが使っているうちにどんどん確実に分かってきます。

ここでも判断は必要ありません。

 

事実右側に押し込まれて並ぶ封筒は手にすることがないのですから必要ない書類ということになります。自然にそう判定されてしまった書類ということです。つまり、それらは廃棄しても何ら問題のない書類類であることが明確であり、なにも悩むことなく廃棄することの決断がくだせるわけです。

または、手にすることはほとんどなくとも保存すべき重要な書類であることもわかりやすく判断できます。押出しファイリングを使っていると、最終的に保存すべきか廃棄すべきかの判断もしやすくなるというわけです。

 

押出しファイリングは書類を破棄すべきか保存すべきかの判断もしやすくなります。

私の感想

書類の整理に悩んでいました若かりし頃の私が、超整理法を手にして藁をもすがる思いではじめた押出しファイリングは、それはそれは画期的なシステムであり私の悩みはこともなげに解決に至った経験がありました。

それはシンプルで画期的、今でも野口悠紀雄先生に感謝と尊敬せずにはいられません。

 

特に関心したのは、手にした書類がこの先期限付きで返事をしなければならないというケース。これにはタスク管理能力も必要で、中には忘れてましたなんて言い訳で済まされないこともあります。

この問題も押出しファイリングにとっては朝飯前でした。

 

並ぶ角2封筒のタイトルを赤いマーカーで塗るとか、赤いシールを貼るとか、自分でルールを決めておけば、後に提出の必要とする書類がいとも簡単に探し出しては処理することができるわけです。

 

押出しファイルのストレスフリーになるという価値の大きさを実感おススメするばかりです。

 

(marusblogu記事紹介)

デスクが書類の山でお悩みの方今すぐできるデスクまわりの整理術-marusblog

なぜアマゾンの会議でパワーポイントがNGなのかの理由を知ってやるべきこと-marusblog

自分の人生に起きていること全部を記録するバレットジャーナル手帳術の使い方-marusblog

今回のまとめ

20年以上前のビジネス整理術の元祖、ベストセラーでありロングセラーの野口悠紀雄著「超整理法」。独自の「押出しファイリング」は超整理法であるにもかかわらず、実は整理しない整理法なのでありました。

書類をすることなく整理できるのは、悩ましい「こうもり問題」も解決に至る、シンプルで簡単な書類の整理方法、それが超整理法の著者野口悠紀雄氏の提唱する押出しファイリング。

封筒の右肩には日付とタイトルを記入して分類はしない。

 

ポイントは時間軸に書類をA4角2封筒に入れて並べるだけ。新しく手にした書類も必要な時に手にした封筒(書類)を元にもどすときには手前の左側に並べるだけ。封筒はファイルボックスなどを利用して立てて並べるだけ。

それだけなのに、並ぶ封筒の右側はほとんど手にしたことのない書類、左側はよく手にする書類と自動的に分類されて整理できてくる。時間軸の法則のなせる技なのです。

 

しかも、右側に並ぶつまりはあまり手にしない書類は必要のない書類で破棄してもいい書類であること、はたまた頻繁に手にはしないけど保存すべき情報であることかの判断も自然とできることなど、仕組はあくまでもシンプルなのに機能は充実。

 

整理しない超整理法の押出しファイリングは超おススメなのです。

 

いかがでしたでしょうか。

最後まで読んでくださりありがとうございます。人気ブログランキングに参加中。こちらクリックして頂けましたらうれしく思います。
↓↓↓

生活・文化ランキング

スポンサードリンク