毎日のように郵便物や書類が次々と手元に、それらをいちいち整理ばかりをしているわけにもいきません。中には重要で必要なものもあるだけに、放置したままどこか行方不明も困ります。この問題を解決してくれる方法はないものかいろいろと試した結果、手軽な「ファイルBOX」を使った方法が簡単にはじめられ便利に使えるとご紹介します。

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悩ましい書類の整理

書類といってもそのサイズも様式もさまざま、A4サイズの書類もあれば、はがきやダイレクトメール、請求書に領収書またはレシートなどあげればきりがないほど様々な用途と種類が毎日のように手元に舞い込んできます。お子さんのいらっしゃるご家庭では学校関係の書類も、これら毎日時間をかけて整理収納する時間も方法もありません悩ましい限りです。

家庭で悩ましき要因

イラスト:いらすとや

毎日のように手元に舞い込む郵便物や書類類は、
放置しておいても意味がないし下手にゴミ箱行きも戸惑う。

大事な郵便物や書類がゴミ箱行きで行方不明になってしまうなんてことも悲しい。

めでたく保存したとしても後になってみればどこにいったやら、
結局迷子になったきり二度とお目にかからないなんてこともあるから困ります。

自分と家族だけでも悩ましい問題が、
遠く離れている高齢の両親や祖父や祖母のところも同様でこれが余計にも悩ましい。

  • いったい、月にどんな郵便物や書類が届いているのか?
  • どんなサービスをどの程度利用しているのか?
  • 加入している保険は?
  • 支払いはどうなっているのか?

などなど、インターネット関係になるとよけいにもわからない。

結局のところ悩ましい問題の要因は、
「どこから」「何が」「いつ」「どんな内容で」「何をすべきか」がわからなくなるからだ。

職場で悩ましき要因

イラスト:いらすとや

ある程度定期的なルーティンでのお仕事であれば、
それ専用のファイルに保存して保管しておけばいい。

ところが、社外の業者関係やお得意様に個人客の書類関係、
社内の報告書や企画書・提案書・稟議書に請求書等々その種類もボリュームも膨大。

過去の書類はそれでいいのですが、
現在と未来にかけてのそれらは動いているぶん単にストックしておくのも煩わしい。

となれば余計にも手元に舞い込む書類関係をさっさと整理して、
必要とならばすぐに取り出して迷子にならない方法が必須。

なかなか悩ましい限りです。

悩ましい書類の整理の解決方法

郵便物や書類が「どこから」「何が」「いつ」「どんな内容で」「何をすべきか」などが、
簡単に把握できる整理方法がないものでしょうか!?

結論、解決方法は整理しないこと!

~ファイルBOXのフォルダを時系列になれべる~

手に舞い込んだ郵便物や生類を悩まず整理せず、
フォルダに放り込むと自然に時系列に並ぶから迷子にならない。

(準備と使い方)

  1. 市販のファイルBOXとフォルダを利用する
  2. ホルダーは12枚、1年間分用意
  3. 郵便物や書類はそれぞれ透明のファイルに入れて各月のフォルダに放り投げる

職場のデスクでは週次BOXから

職場の書類関係とならばなおさらに整理が必要ですが、
しかしここでも整理からはじめない。

とはいえ月次フォルダに放り投げるにしては量が多すぎる。

(職場での使い方)

  1. 市販のファイルBOXとフォルダを利用する
  2. ホルダーは7枚、1週間分用意
  3. 郵便物や書類はそれぞれ透明のファイルに入れて各月のフォルダに放り投げる
  4. 1週間終えたところでその月の月次フォルダへ移していく

ファイルBOXを時系列で整理するメリット

すぐに誰でもはじめられるのがうれしい、使ってみるとその他メリットいろいろあります。

  1. 透明ファイルや各フォルダとファイルBOXは市販で安く用意すぐにはじめられる。
  2. ルールは時系列にフォルダに放り投げるだけだから悩まず整理できる
  3. 書類が迷子にならない
  4. 定期不定期がわかる
  5. 毎月や翌年の比較ができる
  6. 月や1年の予定を立てやすくなる

整理後に収納がやりやすくなるメリット

ファイルBOXの月別フォルダに放り投げられた郵便物や書類は、
後にその全体像が分かり種類別に収納するのにとっても役に立ちます。

  1. 定期のモノ不定期のモノが把握できる
  2. 税金関係であればいつ頃どこからいくら請求があるのかがわかる
  3. 加入している保険やその保険金に連絡先など把握できる
  4. レシートで価格の比較や家計簿に使える
  5. 更新手続きに漏れがなくなる
  6. 種類別に収納保管することが容易になる
  7. その他

私の感想

書類の整理、情報の整理が下手で苦手でホントウに苦労してきました。

それもそのはず手元に舞い込む郵便物や書類をまず整理しようと必死、
それが整理ができない原因だったと分かったときにとても肩の荷がおりたような気がします。

それほど悩みっぱなしでした。

今回ご紹介の方法は実際に自分でやってみて、
思いのほか悩まず簡単であったから。

その上、メリットも結構あることに気づきました。

(やってみて感じたメリット)

  • 放り込んだレシートでお店によって同じ商品の価格がけっこう違っていたこと。
  • バラバラに舞い込む郵便物や書類が曜日や月によって定期的な傾向が分かったこと。
  • 不定期に思っていたモノも定期的であること。
  • 手元に届く郵便物や書類は漠然としていたところ種類が限定していたこと。
  • いつ、何が、どこから、どういう内容で届くかの傾向が分かると対処の仕方も検討もついたこと。

などなど、やり方もメリットもおススメなのです。

今回のまとめ

郵便物や書類が届くと整理しなくちゃと思う、
それが整理できない悩ましい問題の原因であること。

だから整理せずに放り投げる仕組みを、
“ファイルBOX”を利用しての仕組み。

12枚の各月のフォルダをファイルBOXに用意して、
郵便物や書類を透明ファイルに入れて放り投げる。

放り投げるだけだから悩まず簡単。

ところが、自然と時系列に整理ができる点に、
漠然としていた書類の山が実は定期的であったり種類も実は限定していたなどいくつかのメリットがあることもわかる。

職場のデスクではこの仕組みを週次での展開を挟み、
より多くなる量と種類に悩まずさばくことができるようになる。

書類の整理に悩んだ管理人のアイディア、
同じく書類の整理が苦手な方がいらっしゃいましたらおススメなのであります。

いかがでしたでしょうか?

 

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