PCの普及でペーパレスになっているはずなのに、なぜか目の前のデスクには書類の山。どこに何があるのかなんて分からないのはもちろん、必要な書類を探すのでさえも時間がかかってしまう。多くの方がデスク周りの書類の山やモノの山に悩みを抱えているのではないでしょうか。そこで今回は、「今すぐできるデスクまわりの整理術」を、ネットの参考記事を集めてのご紹介です。
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なぜデスクの上に書類の山ができてしまうのか
職場では、今でも次から次へと押し寄せる書類を「いかにスマートにさばけるか」が、その人の「仕事のデキる、デキない」の印象を決定づける重要な要素であることは否定できないでしょう。
そう語るのは、「DIAMOND online」の美的収納プランナー草間雅子氏の記事。
目的や基準が曖昧が原因
そもそもなぜデスクの上には書類の山ができてしまうのでしょうか？その理由として挙げられるのが、以下の2点です。
（ここから引用）
1．「処理すべきもの」と「参照・保管するだけのもの」が混在→使用目的があいまい
2．ファイルなどに保管しておこうとする量が多すぎる→保管の基準があいまい
いずれも、目的や基準が“あいまい”ということがキーワードで、これがまさにぐちゃぐちゃな「書類の山」をつくる根本的な原因。山ができるのは、決して、ファイリングが上手下手というようなテクニックの問題ではないのです。
引用元: 「書類の山」ができる2つの理由
（ここまで引用）
書類の山ができるできないは、ファイリングが整理整頓の上手下手ではないのです。
片づけられない人の3つの理由
片づけられない人、整理が苦手な人の特徴には、主に3つのパターンがあると「PRESIDENT Online」の記事。片づけられない人、整理が苦手な人の特徴には、主に3つのパターンがあります。
（引用はここから）
（1）「忙しい」が口癖の人
「忙しい、忙しい」といつも言って、片づけをする時間などないと思い込んでいる人。
（2）資料が増えてしまう人
仕事に取りかかると、余計な周辺情報まで熱心に調べ上げてしまう人。満足がいくまで資料が集まったときには、書類が山積みの状態で収拾がつかなくなっている。
（3）捨てられない人
過去と未来を考えすぎて、資料を溜め込んでしまう人。すでに必要ない書類にもかかわらず「いつか使うかもしれない」「捨てるには忍びない」など、書類が“思い出の品”と化する。
ほとんどの方が、このいずれかに当てはまるでしょう。つまり、これら3つの「落とし穴」を知っておけば、「片づけられない人」に陥りにくくなるということでもあります。
引用元: 片づけられない理由は3つのパターン
（引用はここまで）
片づけられない人整理が苦手な人の特徴は、「忙しい」が口癖の人、資料が増えてしまう人、捨てられない人です。
整理と整頓の違い
よく「整理整頓」と言いますから、2つ合わせて「片づける」という意味かと思いきやそうではありません。
- 「整理」・・・「要るモノ」と「要らないモノ」に分けて「要らないモノ」を捨てること。
- 「整頓」・・・「要るモノ」を誰もが使いやすいように配置・配列すること、すぐに取り出せること。
キレイに陳列しておけば整理したかと思いきやそうでもないのです。「定位置に、これと定めたモノを、必要と定めた量のみ、使いやすく、かつ、戻しやすく配置配列すること」なのであります。
これはまさしく、整理整頓の「術」であります。
すぐにできるデスクまわりの整理術
それでは、グチャグチャになったデスクの書類の山を、具体的にどのようにして対処したらいいのか探ってみましょう！
まずは捨てる！
ぶっちゃけた話、整理するって「捨てるコト」なのだと。「KING JIM」さんはあっさりと申しております。
（引用はここから）
整理とは、「捨てること」である、と言えます。何からすればいいのかわからないという人は、まず「捨てること」から始めましょう。 そもそも、片付かない／散らかってしまう最大の元凶は、不要な書類やモノを持ち過ぎていることにあります。
（中略）
不要な書類やモノに囲まれている中では、どんなに時間をかけて頑張って整理しようとしても、すべては徒労に終わります。そんな無駄はやめましょう。
引用元: すぐに始められるデスク周りの整理術
（引用はここまで）
整理するとは「捨てるコト」です。
迷ったら「見極めBOX」を利用する！
ここは引き続き「KING JIM」さんの整理術が参考になります。
（引用はここから）
「見極めBOX」とは、捨てるかどうかを見極めるための箱のこと。整理したい／片付かない書類やモノをドサッと入れてしまうことができる大きさの段ボール箱等を用意しましょう。使い方は簡単。足元に「見極めBOX」を置いて、必要かどうか迷ったら、まずは入れてしまいましょう。
そして、そこから本当に必要なモノ、使うモノだけを取り出していくのです。 見極めるための期間として、自分で「一週間」とか「一ヶ月」とか具体的に定めて、その期間のうちに「見極めBOX」から出なかった書類やモノは捨ててしまいましょう。つまり、この方法で「見極めBOX」の中に残ったら、それはあなたにとって「不要」という訳です。
引用元: すぐに始められるデスク周りの整理術
（引用はここまで）
「見極めBOX」に残ったら「不要」なモノとルールが分かりやすいからすぐにでもできる。
3つのBOXを用意する
「DIAMOND online」で紹介されていた記事では、
この後の処理をさらに3つの箱であっという間に整理できると。（美的収納プランナー草間雅子氏）
（引用はここから）
まず、ご用意いただくのは3つの箱です。
その1＝「アクションBOX」これから処理すべきもの（To Do）
その2＝「保管BOX」厳選の上“保管する”と決めたもの
その3＝「処分BOX」不要と判断したもの→後にシュレッダーもしくはゴミ箱ゆき
そして、もう1つの箱として
その4＝「とりあえずボックス」上の3つのいずれにすべきか判断に迷うものを用意することがポイントになります！
（引用はここまで）
ところで、「とりあえずBOX」は聞こえはいいのですが、そのままにしておいてはまさに”とりあえず”のままの状態が続く。たんなるゴミ箱になっちゃう。であるから定期的に（一週間とか一ヶ月とか）見直すことは言うまでもありません。
ちょっとした手間暇を惜しんでしまうと失敗してしまうのです。
デスクの上は「仕掛かりBOX」をつくる
こちらも「KINGJIM]さんからのご提案です。
（引用はここから）
デスクの上をすっきりさせるために、書類についても整理のコツがあります。現在進行中の案件を“仕掛かり案件”として、1つの“仕掛かり案件”の書類を1つのクリアホルダーにまとめて、それらをすべてボックスファイルで管理するのです。これを「仕掛かりファイリング」といいます。
（引用はここまで）
（仕掛かりファイリングのポイントはこちら）
- デスクの上にファイリングボックスを用意。
- ひとつの案件書類を１つのクリアホルダーに入れる。
- １ホルダーずつ立ててファイリングボックスに収納する。
- ホルダーをとりだして使用したら一番手前にホルダーを収納するということ。
- 手前（ファイリングボックスの向かって左側）が新しく、奥側（右側）が使用頻度が低い書類となる。
こちらは野口悠纪雄氏の「超整理法」と原理は同じようです。
引き出しの中での定位置を決める
整理と整頓の違いの中で、整頓とは要るモノを使いやすいように配置配列することとありました。つまり、必要なときにすぐに取り出せるという意味です。デスクの引き出しも同じ。
（引き出しの役割例）
- 中央・・・基本的には何も入れない、離席する際の書類の一時避難スペースに
- 最上段・・ハサミやペン、小物などの文房具類、トレイなどを利用してスッキリ収納
- 中断・・・スマホの充電器、手帳類、参考書類・資料など、仕切り板などを使って細分化して収納
- 最下段・・重要ファイルや書類、カタログや社内マニュアルなど閲覧頻度の高い大き目の資料の収納
ポイントはデスクの各引き出しの役割を決めることです。
私の感想
職場でもデスクの上はもちろん、引き出しも、書類の整理整頓も、とにかく上手な人が身近にいます。私からしたらもっとも尊敬すべき方々です。そういう方は仕事ぶりもスマートで、ミスもなく、いつも涼しげな顔であこがれるわけです。
なぜ私はそれができないか、いつもデスクの上は書類や資料の山。さすがに思い悩んで片づけたとしても一時。すぐに元の木阿弥になってしまう。残念ながら、私には整理整頓の能力がないとあきらめていたくらい。
「書類の山ができるのは、けしてファイリングが上手下手というようなテクニックの問題ではない」。
美的収納プランナーの草間雅子氏の提言に救われます。
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今回のまとめ
PCの普及でペーパレスになっているはずが、なぜか現実は書類の山!?
■そもそも机の上に書類の山ができてしまう理由は2点
- 仕様目的があいまい
- 保管の基準があいまい
■片づけられない人の3つの理由
- 「忙しい」が口癖の人
- 資料が増えてしまう人
- 捨てられない人
■「整理」と「整頓」の違い
- 整理・・・「要るモノ」と「要らないモノ」に分けて「要らないモノ」を捨てること
- 整頓・・・「要るモノ」を誰もが使いやすいように配置・配列すること。（すぐに取り出せる）
■すぐにできるデスクまわりの整理術
- まずは捨てる！
- 「見極めBOX（とりあえずBOX）」を利用する
- 「3つのBOX（アクションBOX、保管BOX、処分BOX)」を利用する
- デスクの上は「仕掛りBOX」を利用する
- 引き出しの中での定位置を決める
ちょっとコツを覚えれば今スグにでもできることがいろいろとありました。
デスクは仕事の砦。情報武装化は仕事の効率ばかりか気持ちまで整理整頓できちゃう。やってみる価値は大いにあります。悩むよりは慣れろ！ですね。
今回は、「デスクが書類の山でお悩みの方今すぐできるデスクまわりの整理術」をご紹介しました。
いかがでしたでしょうか？
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