こんにちは、釈和です。

PCの普及でペーパレスになっているはずなのに、
なぜか目の前のデスクには書類の山

どこに何があるのかなんて分からないのはもちろん、
必要な書類を探すのでさえもエラク時間がかかってしまう。

そんな人、あなたの周りにいませんか?

いやいや自分自身のことなのかも知れませんね。

いずれにしても、多くの方が書類やモノの整理の悩みを抱えています。

そこで今回は、「今すぐできるデスクまわりの整理術」をお伝えしたいと思います。

  • 情報元(KINGJIM・DIAMONDonline・PRESIDENT Onlene)
  • アイキャッチ画像(ぱくたそ)

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なぜ机の上に書類の山ができてしまうのか?

職場では、今でも次から次へと押し寄せる書類を「いかにスマートにさばけるか」が、
その人の「仕事のデキる、デキない」の印象を決定づける重要な要素であることは否定できないでしょう。

こう語るのは、「DIAMOND online」の美的収納プランナー草間雅子氏の記事。

■なぜ机の上に書類の山ができてしまうのか?

そもそもなぜデスクの上には書類の山ができてしまうのでしょうか?

その理由として挙げられるのが、以下の2点です。

1.「処理すべきもの(To Do)」と「参照・保管するだけのもの」が混在
使用目的があいまい

2.ファイルなどに保管しておこうとする量が多すぎる
保管の基準があいまい

いずれも、目的や基準が“あいまい”ということがキーワードで、これがまさにぐちゃぐちゃな「書類の山」をつくる根本的な原因。山ができるのは、決して、ファイリングが下手というようなテクニックの問題ではないのです。

タマタマ

たしかに、使用目的に保管の基準なんて考えたこともないというか、
どう考えたらいいのかわからない。

ガクガク

これじゃぁ、グチャグチャの書類の山ができるのも当然。

タマタマ

でもだけど、具体的にどうすりゃいいのさ思案橋なのであります???( ゚Д゚)

■片づけられない人の3つの理由

片づけられない人、整理が苦手な人の特徴には、
主に3つのパターンがあると「PRESIDENT Online」の記事。

片づけられない人、整理が苦手な人の特徴には、主に3つのパターンがあります。

(1)「忙しい」が口癖の人
「忙しい、忙しい」といつも言って、片づけをする時間などないと思い込んでいる人
(2)資料が増えてしまう人
仕事に取りかかると、余計な周辺情報まで熱心に調べ上げてしまう人。満足がいくまで資料が集まったときには、書類が山積みの状態で収拾がつかなくなっている
(3)捨てられない人
過去と未来を考えすぎて、資料を溜め込んでしまう人。すでに必要ない書類にもかかわらず「いつか使うかもしれない」「捨てるには忍びない」など、書類が“思い出の品”と化する
ほとんどの方が、このいずれかに当てはまるでしょう。つまり、これら3つの「落とし穴」を知っておけば、「片づけられない人」に陥りにくくなるということでもあります。

釈和釈和

完全に自分は3番目のパターンだね、とりあえずため込んじゃう。

タマタマ

ならば、ため込まないためにはどうすればいいのでしょうか?

■整理と整頓の違い

よく「整理整頓」と言いますから、
2つ合わせて「片づける」という意味かと思いきやそうではありません。

    • 「整理」・・・「要るモノ」と「要らないモノ」に分けて「要らないモノ」を捨てること。
  • 「整頓」・・・「要るモノ」を誰もが使いやすいように配置・配列すること。(すぐに取り出せる)

キレイに陳列しておけば整理したかと思いきやそうではないということ。

「定位置に、これと定めたモノを、必要と定めた量のみ、使いやすく、かつ、戻しやすく配置配列すること」なのであります。

まさしく、整理整頓の「術」であります。





 

すぐにできるデスクまわりの整理術

それでは、グチャグチャになったデスクの書類の山を、
具体的にどのようにして対処したらいいのか探ってみましょう!

■まずは捨てる!

ぶっちゃけた話、整理するって「捨てるコト」なのだと。

「KING JIM」さんはあっさりと申しております。

整理とは、「捨てること」である、と言えます。
何からすればいいのかわからないという人は、まず「捨てること」から始めましょう。 そもそも、片付かない/散らかってしまう最大の元凶は、不要な書類やモノを持ち過ぎていることにあります。

(中略)

不要な書類やモノに囲まれている中では、どんなに時間をかけて頑張って整理しようとしても、すべては徒労に終わります。そんな無駄はやめましょう。

タマタマ

この捨てる「見極め」からして難しいと思っちゃうから困っちゃうニャー。

■迷ったら「見極めBOX」を利用する!

ここは引き続き「KING JIM」さんの整理術が参考になります。

「見極めBOX」とは、捨てるかどうかを見極めるための箱のこと。整理したい/片付かない書類やモノをドサッと入れてしまうことができる大きさの段ボール箱等を用意しましょう。
使い方は簡単。足元に「見極めBOX」を置いて、必要かどうか迷ったら、まずは入れてしまいましょう。

そして、そこから本当に必要なモノ、使うモノだけを取り出していくのです。 見極めるための期間として、自分で「一週間」とか「一ヶ月」とか具体的に定めて、その期間のうちに「見極めBOX」から出なかった書類やモノは捨ててしまいましょう。
つまり、この方法で「見極めBOX」の中に残ったら、それはあなたにとって「不要」という訳です。

引用元: すぐに始められるデスク周りの整理術

タマタマ

これなら簡単、今スグにできる!

ガクガク

なんか、少しやる気が出てきた感じ!

■3つのBOXを用意する

DIAMOND online」で紹介されていた記事では、
この後の処理をさらに3つの箱であっという間に整理できると。(美的収納プランナー草間雅子氏)

まず、ご用意いただくのは3つの箱です。

その1=「アクションBOX」これから処理すべきもの(To Do)
その2=「保管BOX」厳選の上“保管する”と決めたもの
その3=「処分BOX」不要と判断したもの→後にシュレッダーもしくはゴミ箱ゆき

そして、もう1つの箱として

その4=「とりあえずボックス」上の3つのいずれにすべきか判断に迷うもの

を用意することがポイントになります!

釈和釈和

ようするに、「KINGJIM」さんの「見極めBOX」≒草間氏の「とりあえずBOK」なんですね。

タマタマ

最初のBOXで不要を判別し、3つの箱で要るモノを分けるというワケだニャー!

 

ところで、「とりあえずBOX」は聞こえはいいのですが、
そのままにしておいてはまさに”とりあえず”のままの状態が続く。

たんなるゴミ箱になっちゃう。

であるから定期的に(一週間とか一ヶ月とか)見直すことは言うまでもないということです。

これらのちょっとして手間暇を惜しんでしまうと、
結局薬局入口で失敗してしまう。

ここは気をつけたいものです。(*_*;

■デスクの上は「仕掛かりBOX」をつくる

こちらも「KINGJIM]さんからのご提案です。

デスクの上をすっきりさせるために、書類についても整理のコツがあります。現在進行中の案件を“仕掛かり案件”として、1つの“仕掛かり案件”の書類を1つのクリアホルダーにまとめて、それらをすべてボックスファイルで管理するのです。これを「仕掛かりファイリング」といいます。

(仕掛かりファイリングのポイント)

  • デスクの上にファイリングボックスを用意。
  • ひとつの案件書類を1つのクリアホルダーに入れる。
  • 1ホルダーずつ立ててファイリングボックスに収納する。
  • ホルダーをとりだして使用したら一番手前にホルダーを収納するということ。
  • 手前(ファイリングボックスの向かって左側)が新しく、奥側(右側)が使用頻度が低い書類となる。
タマタマ

現在進行形の資料・書類探しにムダな時間をかけなくてすむし、その収納もスマートと言うわけですニャー!

 

■引き出しの中での定位置を決める

整理と整頓の違いの中で、
整頓とは要るモノを使いやすいように配置配列することとありました。

つまり、必要なときにすぐに取り出せるという意味でありました。

デスクの引き出しも同じ。

ポイントはデスクの各引き出しの役割を決めるコトであります!(p_-)

(引き出しの役割例)

  • 中央・・・基本的には何も入れない、離席する際の書類の一時避難スペースに
  • 最上段・・ハサミやペン、小物などの文房具類、トレイなどを利用してスッキリ収納
  • 中断・・・スマホの充電器、手帳類、参考書類・資料など、仕切り板などを使って細分化して収納
  • 最下段・・重要ファイルや書類、カタログや社内マニュアルなど閲覧頻度の高い大き目の資料の収納
タマタマ

自分のデスクを情報武装化して、より仕事のできる人を目指そう!

ガクガク

中央の引き出しを離席の際の書類の一時避難スペースに使うというのは、なるほどであります。

タマタマ

仕事がサクサクできると気分もいい、仕事が楽しくもなりますね!





 

書類があっという間に整理できる裏技とは

書類の山をあっという間に整理整頓していつでも迷わずすぐに取り出せるとってもいい整理術に、
野口 悠紀雄氏超整理法があります。

こちらもすぐにカンタンですぐにできるのでとても便利。

■超整理法は角2封筒に入れるだけ

普通に職場にある角2封筒を使うだけ、
使って捨てるものでもぜんぜんOK。

 

(使い方)

  • 角2封筒の上に飛び出している耳(糊付けするところ)をはさみで切り取ります。
  • これに書類を放り入れて右肩のあたりに日付とタイトルを書いておく。
  • 緊急や重要なそれには赤いマーカーを引くなどしておけばより後でわかりやすい。
  • そして、ただ時系列に縦て並べるだけ。(カテゴリー別など分けたりしない)

 

必要な時にその右肩に書いてある日付やタイトルを見ながら、
角2封筒をヒョイと取り出せばお目当ての書類をゲット。

用が済んだらまたもとに戻す。

この時、一番手前に戻すのがポイント。

取り出して戻す時に手前にするから、
いつも古い情報やあんまり取り出さない書類が後ろの方に集まるという具合。

これが自然にそうなっちゃうから超便利でありがたいのです。

 

■超整理法のいいところ!

時系列で並んでいるだけなんですが、
だいたいいつ頃というのは曖昧だが覚えているもの。

最近の書類だったよなぁと思えば手前を探せばすぐ見つかるし、
少し前だったよなぁなんて覚えがあれば並べた角2封筒の後半戦を探してみればいい。

すぐに見つかる!

また、この方法のいいところは、
目の前にある書類の山があれよあれよというまに片付いちゃうこと。

封筒の糊付け部分を切り取って日付とタイトルを書いては、
ただ書類を放り投げて並べるだけです。

みるみるうちに片付いちゃう。

この方式を使ってからというと、
もう余裕のヨッチャン。

何しろ探す手間がないしすぐに見つかるんですから。

釈和釈和

野口先生、ホントウに感謝申し上げます。

 

デジタル版超整理法の「エバーノート」

デジタル版と言えば「エバーノート」。

ざっくり言えば超整理法ににている感じがします。

なんでもかんでもエバーノートに放り投げておけばいい。

 

使い方は、「BOOK」というフォルダーに「ノート」を作って並べるという感じ。

タグが用意されているのでデータが迷うことがない!(^o^)丿

でも、使いだしてすぐに問題が発生したのも事実。

タグでデータの迷うことがないとはいえ、
放り投げる<strong>ブック</strong>のカテゴリーの分け方に悩む。

この問題はけっこう厄介で、
ざっくりしすぎるとカテゴリーの意味が薄れる。

かといって、細かく分けすぎると、
どこに放り投げたらいいのかなんてところで迷ってしまう。

解決案として急浮上したのが超整理法のエッセンス。

 

分けないという分け方を採用したのです。

そもそもエバーノートは<strong>タグ</strong>をつけることができる点がスグレモノでした。

放り投げる情報にタグをつけておけば、
別にどこのカテゴリーのどちらのブックにしまったらよろしいですかなんて悩まなくていい。

だって、タグ検索すれば、どこに放り投げてもすぐに探してくれる。

それでも、せっかくなので<strong>ブック</strong>を用意して、
タグに頼らなくてもすぐに情報をゲットする用意はしておきたい。

利用者のコメントから参考となったのは、
ブックを<strong>月別</strong>に用意してその月で発生した情報はとりあえず月のブックに放り投げていることにしてます。

これって、超整理法の時間軸とおんなじ。

月のブックなんて作らなくてもいいのですが、
タグがあるからといっても情報が膨大になるとやっぱり多少は整理しやすいようにしたい。

そこのところを時系列ブックで対応というわけであります。

釈和釈和

拡張機能にあるサイトのクリッピングというのも重宝してます。

タマタマ

サイトの記事をそのままエバーノートに保管できちゃうあれね。。!(^^)!





 

私の感想

目の前のデスクにある書類の山を前にして、
ため息ばかりの毎日がそこにありました。

時に決心してはそれらを片付けるのですが、
途中で挫折しちゃったりどうもいけない。

一旦はなんとか片づけても、
またすぐ様元の木阿弥状態。

それでも、野口先生の超整理法や、
エバーノートの登場は画期的な情報整理の術を手に。

それでも日々飛び込んでくるさまざまな書類を、
どうさばいていいやら悩みは尽きない。

整理整頓ができる人とできない人、
得意な人とそうでない人がいる。

自分なんてのは完全な後者で、
もはやあきらめるしかないとまで思っていた時期もありました。

でも、そうではないことを今回身に染みて分かった気がします。

書類のさばき方、整理整頓のやり方を知らなかっただけということ。

今や、私のデスクは日々「情報武装化」が進んでいるわけで、
仕事への”意欲”も湧いてくるのであります。(*^^)v





 

今回のまとめ

PCの普及でペーパレスになっているはずが、
なぜか現実は書類の山!?

■そもそも机の上に書類の山ができてしまう理由は2点

  1. 仕様目的があいまい
  2. 保管の基準があいまい

■片づけられない人の3つの理由

  1. 「忙しい」が口癖の人
  2. 資料が増えてしまう人
  3. 捨てられない人

■「整理」と「整頓」の違い

  • 整理・・・「要るモノ」と「要らないモノ」に分けて「要らないモノ」を捨てること
  • 整頓・・・「要るモノ」を誰もが使いやすいように配置・配列すること。(すぐに取り出せる)

■すぐにできるデスクまわりの整理術

  • まずは捨てる!
  • 「見極めBOX(とりあえずBOX)」を利用する
  • 「3つのBOX(アクションBOX、保管BOX、処分BOX)」を利用する
  • デスクの上は「仕掛りBOX」を利用する
  • 引き出しの中での定位置を決める

■書類があっという間に整理できる裏技

  • 角2封筒を使った”超整理法”を利用する
  • デジタル版”超整理法”の「エバーノート」を利用する

ちょっとコツを覚えれば今スグにでもできることがいろいろとありました。

デスクは仕事の砦。

情報武装化は仕事の効率ばかりか気持ちまで整理整頓できちゃう。

やってみる価値は大いにあります。

悩むよりは慣れろ!ですね。

今回は、「今すぐできるデスクまわりの整理術」についてお伝えしました。

いかがでしたでしょうか?

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