Word差し込み印刷は便利、
とても重宝します。

特にはがきの宛名印刷は、
エクセルで住所録を用意してあれば手順に従いすぐできちゃいます。

身近にあるWordのこんな便利な機能なのに、
あんまり使われていないような気がしてもったいないと思います。

とっかかりが少々難しそうに感じるんでしょうか?
わざわざ専用のアプリケーションソフトを購入して使っているなんて光景もあるようです。

一度、使ってみればその重宝さを実感するはずです。

今回はこの、Wordのはがき宛名の差し込み印刷をご紹介します。

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事前準備はエクセルで住所録を作成!

Wordの差し込み印刷に使うデータは、
事前にエクセルで作成しておく必要があります。

はがきの宛名印刷はもちろん、
ラベル印刷や標準のWord文書に引っ張って使うことができます。

もちろん所定の設定が必要ですが、
さまざまな書式に対応できますから使い方を知っておけばとっても便利です。

エクセルの住所リストがそのまま反映され、
セルにあるどのデータも利用できる点も利用の幅が広がります。

 

※例)エクセル住所録

 

はがき宛名面印刷ウィザードを起動!

 

Wordを起動して白紙の文書を用意します。

  1. 画面上部にあるリボンの差し込み文書タブをクリック
  2. リボンの作成グループはがき印刷▼マークをクリック
  3. 宛名面の作成(A)をクリックします

 

 

はがき宛名面印刷ウィザードのダイアログボックスが開きます。

  1. 始めましょう
  2. 次へをクリック

 

 

 

 

はがきの種類と書式を設定します

 

引き続きウィザードのまま

  1. はがきの種類を選びますを確認します
  2. はがきの種類を選択してくださいの中からセレクトします(ここでは通常はがきを選択)
  3. 背景にはがきを表示することができるとせっかく申してくれますので迷わずチェック
  4. 次へをクリック

 

 

はがきの様式を指定します。

  1. 縦書き/横書きを指定しますを確認します
  2. 縦書き/横書きどちらかチェックをして選びます
  3. 差出人の郵便番号を住所の上に表示するかチェックすることで選択できます
  4. 次へ進みます

 

 

書式の設定

  1. 書式を設定しますを確認
  2. 宛名/差出人のフォントを指定します
  3. 宛名住所内と差出人の数字を漢数字に変換するにチェックを入れます
  4. 次へ進みます

フォントの種類によっては宛名住所内と差出人の数字を、
変換にチェックを入れた状態でも漢数字に変換できない場合があるようです。

この場合はフォントを変更して試してみましょう。

 

 

 

 

エクセルデータを指定し設定を終了します

このウィザード画面で事前に用意してエクセルデータを関連付けます。

  1. 差し込み印刷を指定しますを確認
  2. 宛名に差し込む事前に用意し保存してある住所録を参照をクリックして指定します
  3. 宛名の敬称「様」などを指定します
  4. 次へ進みます

 

 

設定は終了です。

  1. 終了ですを確認します
  2. 完了をクリックします

 

 

指定したエクセルブックのシートを指定(テーブルの選択)します。

事前に準備したエクセルブックに複数のシートがあれば住所録データのあるシートを選択します。

  1. ここでは「Sheet1」に住所録データを作成してありますのでこのシートを選択します。
  2. OKをクリックします

OKをクリック後は、
自動的にページ設定がはがきの書式が表示されます。

 

差し込み印刷用宛名データの確認と印刷

 

差し込み印刷用の宛名データを確認と選択の再設定ができます。

  1. 差し込み文書タブをクリック
  2. アドレス帳の編集をクリック
  3. アドレスの確認とチェックを外すと印刷から外すことができます

元のエクセルデータに戻って確認と修正することなく、
宛名印刷の設定が終了した後でもデータをこうして確認修正ができます。

 

 

印刷は差し込み文書タブで行います。

  1. 完了と差し込みの▼マークをクリック
  2. 文書の印刷をクリック

これでそれぞれの宛名印刷をすることができます。

注)通常のファイルタブ⇒印刷からでは宛名印刷はできません。

 

今回のまとめ

はがきの宛名印刷は宛名印刷ウィザードが起動しますので、
その指示にそって進むと短時間に設定が完了しますのでとっても便利ですね。

私も顧客向けのご案内や季節の挨拶などで、
はがきやお便りを出すタイミングを逃すことなくタイムリィに自分でそれらの用意をして大変役立っています。

今回ははがきの差し込み宛名印刷のご紹介でしたが、
ラベルやその他のWord文書にもエクセルデータを差し込みできるので使わない手はありません。

ご存じなかった方は、ぜひ、お試しを。

 

今回はWordの差し込み機能を使った、
はがきの宛名印刷の方法をご紹介してみました。

いかがでしたでしょうか?

 

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