ワード（Word）を使ってビジネス文書を作成を動画でご紹介します。書式設定から、日付、送信先、送信者、タイトル、あいさつ文、季語、本文、記書きを順次文字に起こして配置の動画でお伝えします。素早く体裁よく、誰でも要領よくビジネスの案内状が作成できるようになります。ワードが苦手な方、案内状作成に時間がかかってしまう方、ご参考になればうれしく思います。
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社外向け文書の基本形
案内状など社外文書も基本形があります。
- 左端と右端が揃っている
- です、ます調である
- A4サイズ1枚
- 1件1文書
文章の基本形の要素はこちら、配置もおよそ決まっています。
- 日付
- 受信者名
- 発信者名
- タイトル
- 本文（頭語・時効のあいさつ・主文・末文・結語）
- 記書き
ビジネス文章（社外文書）には基本の書式があります。
ページレイアウトの設定を動画で
用紙サイズや印刷の向き、余白、１ページの行数、１行の文字数、文書のレイアウトを設定するにはページ設定を使います。ページ設定は後でもできますが、最初に設定しておくと仕上がりのイメージがしやすくなります。公官庁や企業の中にはこれら書式設定をあらかじめ決めて、すべて統一している場合もあるようです。
（動画での設定は次のとおり）
- 用紙のサイズ：Ａ４
- 印刷の向き：縦
- 余白：上35ｍｍ 下左右30ｍｍ
- 1ページの行数：30行
ページレイアウト設定の動画はこちら ⇒ Word-ページレイアウト設定
日付からタイトル入力を動画で
日付からタイトルまで入力してみましょう。ポイントは、文字の書き込みが先です。所定の文章の書きこみが終わった後にまとめて配置することです。
ワードの初心者には、日付を入力すると右寄せで配置。タイトルを入力すると中央に配置と、文字や文章の入力をしながらいちいち配置を設定しようとします。必要な文字や文章の書きこみを終えてから、まとめて配置などをする方法の方が操作が早く、効率的にビジネス文章をまとめることができます。
動画では解説する関係で、ある程度部分的に分けてご紹介します。まずは日付の入力からタイトルまでを動画でご紹介します。
日付からタイトルまで入力操作を動画で ⇒ Word-日付からタイトルまで
拝啓・あいさつ文、本文と記書きまでを動画で
次に、拝啓・敬具とあいさつ文、そして本文の入力まで動画でご紹介します。
そして記書きを便利な機能を使って入力します。この部分の構成もほぼ基本形式は決まっています。ワードでは、拝啓・敬具と記書きなどを作成するに便利な機能があります。
これらの機能を使って、あいさつ文から本部、そして記書きまでをご紹介します。
拝啓・敬具、あいさつ文から本文、記書きの入力まで動画で ⇒ Word-拝啓から本文そして記書きまで
文字の配置を動画で
最後にそれぞれの配置を設定していきます。こちらもマウスで用意に配置を設定できます。
（配置する箇所）
- 日付の右寄せ
- 発信者の中央よせ
- タイトルフォントの変更
- タイトル等太字で協調
- 字下げ設定
- 行頭文字の挿入
- インデントの設定
- 行間隔の変更
配置の設定を動画で ⇒ Word-文字・文章の配置を整える
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私の感想
ビジネス文書をワードで作成する流れを動画でご紹介を試みました。ビジネス文書は定形の書式なので、ワードの機能を使えば素早く作成することができます。またフォーマットを用意しておけば、誰でも要領よくビジネス文書をまとめることができます。
今回は案内状をサンプルとしましたが、報告書、提案書、企画書、稟議書と、さまざまなビジネス文書をより素早くストレスなく準備することができるので、マスターしておきたいビジネススキルです。動画がお役にたつかどうかはわかりませんが、少しでも参考になればうれしく思います。
ワードのビジネス文書の作成スキルを身につけるとはビジネスパーソンの必須です。
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今回のまとめ
ビジネスパーソンの基本スキル。
ビジネス文章には基本があり書式があります。Wordでそれらを作成する操作のポイントを知るだけで、ビジネス文章が短時間でサクサクまとめることができます。
ビジネスパーソンの基本であり、文章を正しく短時間で作成できることは重要なスキルです。自動車の運転とおなじで誰でも体験すればすぐにできます。
動画の流れ。
ページレイアウトの設定から、日付、受信者名、発信者名、タイトル文。本文（頭語・時効のあいさつ・主文・末文・結語）、記書きの一連の作成手順を動画でご用意しました。
ビジネス文書の基本スタイルは定形、ワードの機能を使って素早くストレスなく作成するスキルを身につけましょう。
いかがでしたでしょうか？
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