こんにちは、小林 釈和です。
ビジネス文書にはさまざまな書式があり、
顧客との間でもいろいろと文章でのやり取りが基本です。
社内文書では議事録や報告書に稟議書や、
社外文書には案内状や紹介状に見積書や請求書とかいくつもあります。
どれも書式は基本のルールがあり、
マイクロソフトのワードなどを使って素早くまとめたいものです。
今回はビジネス上によくあります案内状を、
ワードを使ってサクサクと作成する基本操作を動画でお伝えしたいと思います。
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目次（ページコンテンツ）
ページレイアウトを設定する
用紙サイズや印刷の向き、余白、１ページの行数、１行の文字数、
文書のレイアウトを設定するにはページ設定を使います。
ページ設定は後でもできますが、
最初に設定しておくと仕上がりのイメージがしやすくなります。
公官庁や企業の中にはこれら書式設定をあらかじめ決めて、
すべて統一している場合もあるようです。
今回の設定は次のとおり。
- 用紙のサイズ：Ａ４
- 印刷の向き：縦
- 余白：上35ｍｍ 下左右30ｍｍ
- 1ページの行数：30行
設定方法はこちら動画で ⇒ Wordページレイアウト設定
社外向け文書の基本形
案内状など社外文書も基本形があります。
- 左端と右端が揃っている
- です、ます調である
- A4サイズ1枚
- 1件1文書
そして、文章の基本形には
- 日付
- 受信者名
- 発信者名
- タイトル
- 本文（頭語・時効のあいさつ・主文・末文・結語）
- 記書き
- 担当者など
などそれぞれの配置もおよそ決まっています。
これらがビジネス文章の基本になります。
文章を作成します
まずは、日付からタイトルまで入力してみましょう。
ポイントは配置は後、
とにかく改行して入力に専念することです。
本日の日付からタイトルまで動画で ⇒ Word日付からタイトルまで
次に、頭語・結語、あいさつ文と本文、
そして記書きを便利な機能を使って入力します。
拝啓、あいさつ文から本文の入力まで動画で ⇒ Word拝啓から本文そして記書きまで
最後にそれぞれの配置を設定していきます。
こちらもマウスで用意に配置を設定できます。
- 日付の右寄せ
- 発信者の中央よせ
- タイトルフォントの変更
- タイトル等太字で協調
- 字下げ設定
- 行頭文字の挿入
- インデントの設定
- 行間隔の変更
配置の設定を動画で ⇒ Word配置を整える
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今回のまとめ
ビジネス文章には基本があり書式があります。
Wordでそれらを作成する操作のポイントを知るだけで、
ビジネス文章が短時間でサクサクまとめることができます。
ビジネスパーソンの基本であり、
文章を正しく短時間で作成できることは一つのスキルです。
自動車の運転とおなじで誰でも分かればすぐにできます。
Wordは文章を作成するにとっても適した優れものです。
まだ慣れていない方や初心者の方、
どうぞ動画を参考にしてビジネス文書作成を得意に。
今回はビジネス文書をWordでサクサク作成できる手順を、
はじめての動画でご紹介してみました。
いかがでしたでしょうか？
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