こんにちは、釈和です。

Excelで作成した住所録などのデータをWordで作成した案内状や挨拶状、
宛名ラベルなどにデータを差し込んで印刷する方法を解説します。

これらはタイムリーでスピーディに、
必要な時に必要なだけ直ちに作成して仕事や活動に活かしたい。

Wordの差込印刷は「差し込み文書」タブ内で印刷が完結するので、
あんがい簡単で覚えておきたい機能のひとつです。

差し込み印刷の方法を解説します。

アイキャッチ画像:ぱくたそ
イラスト:いらすとや

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差し込み印刷とは?

「差込印刷」は、WordやExcelで作成した別々のファイルのデータを、
Word文書の指定した位置にデータを差し込んで印刷する機能です。

文章の宛先の部分だけを差し替えて印刷したり、
宛名ラベルを作成したりできます。

同じ内容の案内状や挨拶状を複数の宛名に送付する場合にとても便利です。

※Excel(2013)、word(2013)にて解説

 

差し込み印刷では2種類のデータを準備します

差し込み印刷では、1.メイン文書と2.データファイルの2種類のデータを用意します。

1.メイン文書の作成

Wordで案内状や挨拶状、またはラベル印刷の所定の用紙を用意します。

別途、Excelで用意する住所ファイルのデータを、
所定の箇所に差し込みで名前、〒番号、住所などを選んで挿入することができます。

2.データファイルを作成します。

メイン文書に差し込むデータをExcelで用意します。

顧客名簿や会員名簿など日ごろから用意をしておけば、
必要な時にこれらのデータを差し込み印刷に利用できて便利です。

作成したデータは「名前を付けて保存」しておきます。

 

差し込み印刷の手順と設定

差し込み印刷の手順と設定を解説します。

差し込み印刷の手順

差し込み印刷の手順は、次の通りです。

    1. メイン文書の設定・・・案内状や挨拶状を新規または既存の文書を用意します。
    2. データファイルの設定・・・エクセルで作成した住所録リストを用意します。
    3. 差し込みフィールドの挿入・・・メイン文書にデータを差し込む箇所を設定します。
    4. 差し込み印刷の実行・・・差し込む箇所にデータを差し込んでメイン文書を印刷します。

設定から実際の差し込み印刷の実行まで、
ワードの「差し込み印刷」タブで完結しますので作業はスムーズに行えます。

 

差し込み印刷の設定

ワードの「差し込み印刷」機能を使って、
エクセルの住所録ファイルからデータを差し込んで印刷する手順を解説します。

1.メイン文書の設定

メイン文書を作成または開きます。

今回は、はがきサイズで作成したメイン文書に、
エクセルで作成の宛名を挿入して差し込み印刷を行います。

 

  1. メイン文書を作成またはファイルを開いて用意します。
  2. 「差し込み文書」タブをクリックします。
  3. 「差し込み印刷の開始」グループの「差し込み印刷の開始」をクリックします。
  4. メニューの中から「レター」を選択しクリックします。

 

  • 宛名を挿入する部分はあらかじめ「様」を記入しておきます。
  • 「様」の前にデータファイルの宛名(名前)を挿入します。
  • ここでは、文字の下線も例として設定してます。


タマタマ

“差し込み文書”タブ⇒”差し込み印刷の開始”⇒”レター”の手順とクリックの箇所がポイントだニャー!

2.データファイルの設定

エクセルであらかじめ用意した住所録リストのデータを、
ワードのメイン文書からファイルとして設定します。

  1. 「差し込み文書」タブをクリックします。
  2. 「差し込み印刷の開始」グループの「宛先の選択」をクリックします。
  3. 「既存のリストを使用」をクリックします。

 

  1. 「データファイルの選択」からダイアログボックスが下記のように表示されます。
  2. エクセルで用意し保存したファイルを選択し「開く」をクリックします。

 

  1. 「テーブルの選択」のダイアログボックスが下記のように開きます。
  2. 差し込むデータのあるシートを選択します。(今回はエクセルシートは1枚のみでしたのでひとつだけ選択されています)
  3. 「メンバーズ$」をクリックします。(シートの名前を”メンバーズ”として保存してあるため「メンバーズ$」と表記されます)
  4. 「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックボックスにチェックを入れます。(自動的にチェックされます)
  5. 「OK]をクリックします。

 

 

はこ君はこ君

エクセルデータとワードのメイン文書がつながり、差し込み印刷の準備はこれで完了じゃぁ!

3.差し込みフィールドの挿入と表示

メイン文書の所定の位置に差し込みフィールドを挿入しましょう。

 

  1. 「様」の前にカーソルを挿入しておきます。
  2. 「差し込み文書」タブを選択します。

 

  1. 「様」の前に「氏名」の差し込みフィールドが挿入されます。
  2. 「様」との間にスペースを挿入して見やすくします。

 

4.文書のプレビュー表示

差し込んだデータを表示してみましょう。

  1. 「差し込み文書」タブを選択します。
  2. 「結果のプレビュー」グループの「結果のプレビュー」をクリックします。
  3. メイン文書に1件目の宛名データが表示されます。
  4. 「結果のプレビュー」グループの▶(次のレコード)をクリックします。
  5. 2件目の宛名データが表示されます。

 

差し込み印刷の実行

データを差し込んだメイン文書を印刷します。

ポイントは通常の印刷ではなく、
差し込み機能の中での印刷となる点です。

宛名データを差し込みしたメイン文書を印刷してみましょう。

  1. 「差し込み文書」タブを選択します。
  2. 「完了」グループの「完了と差し込み」をクリックします。
  3. 「文書の印刷」をクリックします。

タマタマ

通常の「ファイル」タブから「印刷」を実行するのと手順が違う点に注意!

  1. 「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。
  2. 「すべて」を選択shます。
  3. 「OK」をクリックします。

タマタマ

「すべて」にチェックを入れて「OK」をするとメイン文書に差し込まれたすべてのデータが印刷されるよ。

はこ君はこ君

「現在のレコード」にチェックを入れると、現在、メイン文書に表示されているデータのみが印刷されるのじゃな。

 

  1. 「印刷」ダイアログボックスが表示されます。
  2. 複数のプリンターと接続があれば「プリンター名」でプリンターを選択します。
  3. 「印刷範囲」と「印刷部数」を確認します。
  4. 「OK」をクリックして差し込み印刷が実行されます。

 

 

宛名を差し込んだラベル印刷の印刷

市販の「宛名ラベル」に異なる宛先データを差し込んで、
「宛名ラベル印刷」ができます。

宛名ラベルを作成するには、
差し込み印刷と同様に「メイン文書(宛名ラベル)」と「データファイル(エクセル住所録など)」が必要です。

タマタマ

いよいよ「ラベル印刷」!

宛名ラベル印刷の設定

メイン文書となる市販の「宛名ラベル」を用意し、
エクセルで作成した住所録のデータを宛名ラベルに差し込んで宛名ラベル印刷を行います。

ラベルオプションの設定

市販のラベルを設定します。

ワードを立ち上げ、「新規(白紙の文書)」を開きます。

 

(今回のラベル仕様)

  • ラベルの製造元:A-ONE
  • 製造番号:A-ONE72212

 

  1. 「差し込み文書」タブをクリックします。
  2. 「差し込み印刷の開始」グループの「差し込み印刷の開始」をクリックします。
  3. 「ラベル」をクリックします。

 

 

  1. 「ラベルオプション」ダイアログボックスが表示されます。
  2. 「ページプリンター」をチェックします。(実際に使うプリンターを選択します)
  3. 「ラベルの製造元」の▼をクリックし一覧から「A-ONE}を選択します。
  4. 「製品番号」の一覧から今回は例として「A-ONE72212」を選択します。
  5. 「OK」をクリックします。

 

 

  1. メイン文書に指定したラベルの書式が表示されます。

 

エクセルデータとのリンク設定

エクセルで用意した「メンバーズ住所録」のシート「メンバーズ」をリンクし、
データファイルとして設定します。

 

  1. 「差し込み文書」タブを選択します。
  2. 「差し込み印刷の開始」グループの「宛先の選択」をクリック。
  3. 「既存のリストを使用」をクリックします。

 

  1. 「データファイルの選択」ダイアログボックスが表示されます。
  2. エクセルデータが保存されている場所を選択します。(ここでは「ドキュメント」ファイルに保存されている「メンバーズ住所録」データを選択します)
  3. 「開く」をクリックします。

 

 

  1. 「テーブルの選択」ダイアログボックスが表示され「先頭行をタイトル行・・・」のチェックを確認します。
  2. ここでは「メンバーズ」シートを選択し「OK」をクリックします。

 

 

  1. 2枚目以降のラベルの位置に「Next Record」と表示されます。
  2. 「差し込み印刷の開始」グループの「アドレス帳の編集」をクリックします。

 

 

  1. 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが表示され、チェックのONとOFFで印刷するしないのデータの設定ができます。
  2. データの「並べ替え」や「フィルター」でのデータ抽出もできます。

タマタマ

エクセルに戻らなくても、データのセレクトや抽出などの操作、設定がワードの「差し込み印刷の宛先」でできるので便利なのだニャー。

差し込みフィールドの挿入

指定したラベルがメイン文書に表示されている状態で、
エクセルの住所録データを挿入します。

 

  1. 図の位置にカーソルがあるのを確認します。
  2. 挿入するデータは、「郵便番号」、「住所」、「名前」です。

 

  1. 「〒」と入力し、「〒」の後ろにカーソルがあることを確認します。
  2. 「差し込み文書」タブを選択します。
  3. 「文書入力とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
  4. 「郵便番号」をクリックします。
  5. 「郵便番号」フィールドが挿入されます。

はこ君はこ君

ここは差し込むデータのフィールド(エリア)の挿入設定、差し込まれたデータの確認はこの後なのじゃな!

 

  1. 「Enter」キーを押して改行します。
  2. 「文書入力とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
  3. 「住所」をクリックします。
  4. 「住所」フィールドが挿入されます。
  5. 「Enter」キーを押して改行します。(住所と名前の間に改行して1行空ける)
  6. 「文書入力とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
  7. 「名前」フィールドが挿入されます。
  8. 次は「名前」を挿入し、後ろに「□様」と入力します。(□マークは”スペース”)

 

ラベルの書式設定

挿入した差し込みフィールドの書式を設定します。

宛名データの書式がラベル全体に反映されます。

ここでは、「氏名□様」フィールドに次ぎの書式設定します。

 

(書式設定例)

  • フォント:MSゴシック
  • フォントサイズ:14ポイント 太字

 

  1. 「氏名□様」を選択します。
  2. 「ホーム」タブをクリックします。
  3. 「フォント」グループのフォントの▼から「MSゴシック」を選択します。
  4. 「フォント」グループの「フォントサイズ」の▼から「14」を選択します。
  5. 「フォント」グループの「太字」をクリックします。

 

 

  1. 「差し込み文書」タブを選択します。
  2. 「文書入力とフィールドの挿入」グループの「複数ラベルの反映」をクリックします。
  3. ラベル全体に、差し込みフィールドと書式設定を反映されます。

 

ラベルのプレビュー表示

差し込んだフィールドを宛先データに変換して表示しましょう。

  1. 「差し込み文書」タブを選択します。
  2. 「結果のプレビュー」をクリックします。

 

宛名ラベル印刷の実行

ラベルに差し込んだデータを印刷しましょう。

  1. 「差し込み文書」タブを選択します。
  2. 「完了」グループの「完了と差し込み」をクリックします。
  3. 「文書の印刷」をクリックします。

 

  1. 「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。
  2. 「すべて」にチェックを入れます。
  3. 「OK」をクリックします。

 

  1. 「印刷」ダイアログボックスが表示されます。
  2. プリンター等確認をして「OK]をクリックします。
  3. 差し込みラベル印刷が実行されます。

 

今回のまとめ

「差し込み印刷」はWordで作成した”案内状”や”ラベル”に、
Excelで用意した住所録等のデータを差し込んで印刷する機能です。

一度、手順に従って設定すれば、
大量の宛名データ等も速やかに印刷することができるのでとても便利です。

 

Wordで作成の「メイン文書」と、
Excelで用意の「データファイル」の2種類のデータを準備します。

 

(差し込み印刷の手順)

  1. メイン文書の設定
  2. データファイルの設定
  3. 差し込みフィールドの挿入
  4. 差し込み印刷の実行

 

操作は「差し込み文書」タブの各コマンドを実行することで進めていきました。

最終的に印刷もこのタブのコマンドで完結する点が、
通常の印刷と違う点でありました。

 

一度の設定で速やかに差込印刷ができるのでとても便利です。

ぜひ、活用されてください。

 

今回は「差し込み印刷」の手順を解説しました。

いかがでしたでしょうか?

 

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