もう”年賀状”の準備なんて、1年は本当にあっという間であります。悩ましいのは宛名印刷。もちろん出したい時にさっさと悩まず宛名印刷できたらいいですね。ところで、わざわざ宛名作成ソフトを購入することもなく、日ごろ使うエクセルとワードで十分にそれができちゃう。あっという間にはがき宛名印刷ができるので悩むよりも慣れろであります。今回は、はがき宛名印刷を年賀状を例に、その手順をリライトして再度ご紹介します。
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まずはエクセル住所録の用意
エクセル住所録を用意する際には大事なポイントがあります。
ワードのはがき宛名面作成の設定にそったエクセル住所録を用意する必要があります！
ワード宛名の設定
何気なく住所録を作成するのもなんとかなるのですが、ここのところワード側であらかじめ用意されているはがき宛名面作成にはそれなりに設定があります。この設定を理解しておくと、はがき宛名作成がストレスなくスムーズに作成することができます。
（ワード宛名作成の書式設定）
- 郵便番号
- 住所１
- 住所２
- 会社名
- 部署名
- 役職
- 姓
- 名
- 連名
- 連名呼称
この書式設定は、「差込文書」タブの「結果プレビュー」で確認できます。具体的には右図の通りに初期設定がされています。
この初期設定を事前に理解しておくことが必要です。
エクセルの住所録設計
上記の設定の通りにエクセル住所録を作成する点がポイントです。
（エクセル住所録作成のポイント）
- 苗字と名前を分けて用意
- 連名を用意
- 連名の呼称（様）もエクセル側の列に設定
- 住所の中にあるマンション名なども別に分けておく
- 名前を付けて保存、保存した後はエクセルを閉じておく
こちらの条件で実際に作成したのが下図の住所録になります。
タマ知らんかった!? ワードのはがき宛名面印刷ってあらかじめ書式が設定されているんだ
はこ君これは知っておくべきじゃな！
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ワードを起動する
ワードを起動します。
①「差し込み文書」タブをクリック
②「はがき印刷」の▼の矢印をクリック
③宛名面の作成（A)をクリック
はがき宛名印刷ウィザードが開き、はがき宛名面作成がスタートします。
後は、ウィザードの手順にそって「次へ(N)>」をクリックしていきます。
はがきの種類を選択します。
「背景にはがきを表示する」のチェックを入れると、
実際のはがきをイメージしながら作成ができます。
「次へ（N）」をクリックします。
はがきの様式（縦書き・横書き）を選択します。
「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する（Z）」のチェックボックスにチェックを入れると、
差出人の住所の上に郵便番号が表示されます。
宛名と差出人のフォントを指定します。
マニアックな書体では住所のハイフン「ー」等が縦書きで表示されない場合があります、
とりあえずオーソドックスなフォントを選択することをおススメします。
差出人情報を入力します。
宛名面には差出人を表示させないようであれば、
「差出人を印刷する」にあるチェックボックスのチェックを外します。
「次へ（N）」をクリックします。
最初に作成したエクセルの住所録データを指定します。
「既存の住所録ファイル」の〇チェックを選択し、
「参照（S）」から保存したファイルを指定します。
宛名の敬称（C）から「様」を指定します。
「住所録で敬称が指定されているときは住所録に従う（E)」のチェックボックスにチェックを入れます。
「次へ（N）」をクリックします。
これで設定は完了です。
「完了（F)」をクリックします。
指定したエクセルファイルにあるシートの指定をします。
シートが複数ある場合はその中から利用するデータがあるシートを選択となります。
「OK」をクリックします。
はがき宛名印刷ウィザードの手順に従って作業を進めるだけではがき宛名面が完成となりました。
エクセル住所録の準備が整っていれば、
あっという間にはがき宛名面が作成できとても便利です。
連名の設定
連名の設定はなかなかマニアックな面がありますが、
特徴をここで抑えておけば速やかに連名を挿入することができます。
連名の差し込み設定
① 表示されている宛名の一番下にカーソルを挿入して「エンターキー」を押します。
② 「差し込み文書」タブをクリックします。
③ 「差し込みフィールド」をクリックし「連名」をクリックします。
連名サイズの変更
① 「表ツールタブ」をクリックします。
② 「結果プレビュー」グループの▶をクリック。
③ エクセル住所録の連名があるデータの名前が挿入されていることを確認します。
ところが、ここで問題発生！
名前が所定の枠に均等割となって名前のサイズが合わない状態、
こちらはなんとかしなくてはそのままでは利用できません。
連名の前にカーソルを挿入してスペースキーを打ってスペースを挿入します。
これで名前サイズの調整が完了！
先ほどのように「結果プレビュー」の▶をクリックして、
他、連名のデータが所定の位置に表示されているのか確認しておきましょう。
連名の呼称の差し込み
最後に、連名の呼称（様）を挿入します。
連名の名前の下にあるボックスにカーソルを挿入します。
画面上部にあるリボンの「差し込み文書」タブをクリック。
「文書入力とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」の▼マークをクリック。
エクセル住所録で作成したリストの項目が表示されます。
「連名呼称」をクリックして指定します。
連名と連名呼称も完了
ボックスに連名の呼称が挿入されます。
こうすることで連名のデータだけに名前と呼称が挿入されます。
これで完成、後は印刷となります。
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連名設定の裏技
テクストボックスの扱いを知れば、
より細かな設定を自由に作成することができます。
こちらも、エクセル側の設定がワードのはがき宛名面の設定と合わせておく必要があります。
テキストボックスの修正
①「結果のプレビュー」をクリックしてオフにします。
②連名のあるテキストボックスでカーソルをドラッグして範囲指定をし「Delete」キーを押します。
テキストボックスの設定
①連名のテキストボックスが空になります。
②「レイアウト」タブをクリック。
③「セルの分割」をクリック。
④「セルの分割」のダイアログボックスが開き、列数と行数を設定します。
テキストボックスの高さの設定
①分割した表のセルにカーソルを挿入します。
②高さを30mmに設定します。
③同様に、③のセルにカーソルを挿入し、高さを10mmに設定します。
④上記同様の操作で高さを30mmに設定します。
各テキストボックスにフィールドを挿入します
①苗字、名前と各テキストボックスにカーソルを挿入して「差し込み文書」タブをクリック。
②「差し込みフィールドの挿入」をクリック。
③ここでは連名ボックスに「連名」をクリックして連名を挿入します。
④「結果プレビュー」をクリックしてONにすると苗字、名前、連名、連名呼称が表示されます。
釈和それぞれの文字のサイズを合わせて表示させることができましたネ！
様と連名の様の位置を調整します
①最初の様の上にカーソルを挿入します。
②「ホーム」タブをクリックします。
③「行間」の▼マークをクリック。
④「行間のオプション」を選択。
行間と間隔の設定
①「段落」ダイアログボックスが開きます。
②「行間」のドリルダウンから「倍数」を選択します。
③「感覚」を「1.4」と入力します。（この時、下にある□にチェックがないことを確認します）
「様」の位置が正しく表示されました！
差出人を連名にする
サンプルの差出人太郎さんの下にカーソルを挿入してエンターキーを押します。
カーソルが次の行に移り行が改行されます。
連名の名前を入力してスペースキーでサイズを調整します。
宛名印刷はこちらから！
さて、いよいよ宛名印刷を行います。
ここで注意が必要です。
通常の印刷は「ファイルタブ」をクリックして「印刷」と続くのですが、
宛名印刷はあくまで差し込み印刷ですので通常の操作とは違います。
（宛名印刷の手順）
①「差し込み文書」を選択
②「完了と差し込み」の▼マークをクリック
③「文書の印刷（P）・・」をクリック
④プリンターのダイアログボックスが開き印刷設定を確認して印刷へ
釈和通常の印刷手順では差し込み印刷はできませんのでご注意を！
今回のまとめ
今回はワード2013バージョンで「はがき宛名面の作成」をそのウィザードを使って、年賀状の宛名面作成の手順をご紹介してみました。基本は以前のバージョンでもほぼ同じ操作となります。まさにウィザード、「魔法使い」のようにあっという間に、はがきの宛名面を作成することができました。
このウィザードではもともとレイアウトが設定された「テキストボックス」に、エクセルで用意したデータを差し込んでいく形式で作られていきます。
せっかく設定されているその書式を少し理解した上で、エクセルの住所録を作成しはがき宛名作成ウィザードを使って効率よくはがきの宛名を作ってしまおうというわけであります。
専用のソフトを購入したりする必要もなく、お手元のエクセルとワードで十分にはがき宛名の作成ができちゃいます。(^^)
ぜひお試しあれ。
釈和基本操作を動画で⇒はがき宛名印刷基本操作
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