家庭でも職場でも郵便物やさまざまな書類が舞い込むその中で、埋もれてもがく整理があまりにも下手な私でも、無理なく自然に整理する方法がないものかと悩み苦しんだあげく、手軽な「ファイルBOX」を使った画期的な方法を考案。簡単にはじめられ面倒なルールもなく、便利に使えるその方法をご紹介します。

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悩ましい書類の整理

書類といってもそのサイズも様式もさまざま、A4サイズの書類もあれば、はがきやダイレクトメール、請求書に領収書またはレシートなどあげればきりがない。様々な用途と種類が毎日のように手元に舞い込んできます。お子さんのいらっしゃるご家庭では学校関係の書類も、職場ならなおさら。これら毎日、整理収納する手間も時間もありません悩ましい限りです。

家庭で悩ましき書類の問題

毎日のように家に舞い込む郵便物や書類は、放置すれば溜まる一方。下手にゴミ箱行きもできない。めでたく保存したとしても後になってみればどこにいったやら、結局迷子になったきり二度とお目にかからないなんてこともあるから困ります。

毎月どんな郵便物や書類が届くのか。どんなサービスをどの程度利用して請求書はいくら請求しているのか。加入している保険や支払いはどうなっているのかなどなど。ボーっとしてたら後で面倒なことにも。

 

「どこから」「何が」「いつ」「どんな内容で」「何をすべきか」、日に日に積まれるばかり。

職場で悩ましき書類の問題

イラスト:いらすとや

ある程度定期的なルーティンでのお仕事であれば、それ専用のファイルに保存して保管しておけばいい。ところが、社外の業者関係やお得意様に個人客の書類関係、社内の報告書や企画書・提案書・稟議書に請求書等々その種類もボリュームも膨大。

そもそも十分なスペースもない。さっさと整理して、必要とならばすぐに取り出して迷子にならない方法が必須だがどうしたものか。

 

無理なく簡単に整理できる方法はないものか。

悩ましい書類の整理の解決方法

郵便物や書類が「どこから」「何が」「いつ」「どんな内容で」「何をすべきか」などが、簡単に把握できる整理方法がないものでしょうか。

自宅では整理せず自然と時系列に並ぶ方法

手に舞い込んだ郵便物や生類を悩まず整理せず、フォルダに放り込むと自然に時系列に並ぶから迷子にならない、スグレモノの方法はこちら。

 

(準備と使い方)

  1. 市販のファイルBOXとフォルダを利用する
  2. ホルダーは12枚、1年間分用意
  3. 郵便物や書類はそれぞれ透明のファイルに入れて各月のフォルダに放り投げる

 

~ファイルBOXのフォルダを時系列に並べる~

職場のデスクでは週次と月次のBOXを利用する方法

職場の書類関係も整理からはじめない。とはいえ家庭で利用するような、月次フォルダに放り投げるにしては量が多すぎる。そこで、月次の前に週次BOXを加えて順次整理ができていく流れを作る。

 

(職場での使い方)

  1. 市販のファイルBOXとフォルダを利用する
  2. ホルダーは7枚、1週間分用意
  3. 郵便物や書類はそれぞれ透明のファイルに入れて各月のフォルダに放り投げる
  4. ホルダーは12枚、1年間分用意
  5. 1週間終えたところでその月の月次フォルダへ移していく

ファイルBOXで時系列に整理するメリット

なぜ自然に整理できるのか、具体的なメリットなどを解説します。

すぐに始められ面倒なルールがない

まずは、すぐに誰でもはじめられるのがうれしい。面倒なルールもなく自然に書類が整理できるから便利です。そもそも、透明ファイルや各フォルダとファイルBOXは市販で安く用意すぐにはじめられます。ルールは時系列にフォルダに放り投げるだけだから悩まず整理できます。もう書類が迷子にならない。定期不定期がわかり、毎月や翌年の比較ができるので、月や1年の予定を立てやすくなります。

 

入口で郵便物や書類の整理が完結することができる。

種類別の整理もしやすくなる

ファイルBOXの月別フォルダに放り投げられた郵便物や書類は、後にその全体像が分かり種類別に収納するのにとっても役に立ちます。定期のモノ不定期のモノが把握でき、税金関係であればいつ頃どこからいくら請求があるのか事前に予定も立てられる。

加入している保険やその保険金に連絡先など分かりやすく、日々のレシートで価格の比較や家計簿に使えるのもありがたい。更新手続きに漏れがなくなり、やがて郵便物や書類の種類別に収納保管することが容易になります。

 

時系列から種類別に整理するときも、無駄なくファイリングしやすい。

私の感想

書類の整理、情報の整理が下手で苦手でホントウに苦労してきました。それもそのはず手元に舞い込む郵便物や書類をまず整理しようと必死、それが整理ができない原因だったと分かったときにとても肩の荷がおりたような気がしました。

今回ご紹介の方法は実際に自分でやってみて、思いのほか悩まず簡単で役立ったと実感してのご紹介でありました。不定期に思っていた郵便物も実は定期的であること。試しに放り込んだレシートでお店によって同じ商品の価格がけっこう違っていたなど、今までの自分では気にもしなかったこともようやく気がつく次第であります。

 

すぐできる、その方法は簡単、メリット満載でおススメです。

 

(marusblog記事紹介)

家の中にカビが発生したでは本当は遅い!カビを知ってのカビ対策-marusblog

デスクが書類の山でお悩みの方今すぐできるデスクまわりの整理術-marusblog

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今回のまとめ

郵便物や書類が手元に届くと整理しなければと思いつつも、それがなかなかできない。その原因は整理しようとするから。だから整理せずに放り投げる、”ファイルBOX”を利用しての仕組みを考案。12枚の各月のフォルダをファイルBOXに用意して、郵便物や書類を透明ファイルに入れて放り投げる。放り投げるだけだから悩まず簡単。

ところが、自然と時系列に整理ができる点に、漠然としていた書類の山が実は定期的であったり種類も実は限定していたなどいくつかのメリットがあることもわかる。職場のデスクではこの仕組みを週次での展開を挟み、より多くなる量と種類に悩まずさばくことができるようになる。書類の整理に悩んだ管理人のアイディア、同じく書類の整理が苦手な方がいらっしゃいましたらおススメなのであります。

 

悩ましい書類の整理から解放ファイルBOXを使った簡単便利な書類の整理方法

いかがでしたでしょうか?

 

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