今回のテーマは「超整理法」です。職場のデスクはいつも書類の山。あまりのグチャグチャ状態にしびれをきかせて、せっせとファイリングをしてみると今度はどれをどこに納めたのかがわからず、余計に探す時間がかかってしまったなんて笑い話にもならない。野口 悠紀雄氏の超整理法にある押出しファイリングは、これらの問題をいっきに解決してくれるシンプルですぐできる優れたファイリング方法。目の前の書類の山がみるみるうちに整理されていく超整理法のファイリングをご紹介します。
目次（ページコンテンツ）
超整理法とは
20年以上前のビジネス整理術の元祖、ベストセラーでありロングセラーの野口悠紀雄著「超整理法」。
驚くことにこの超整理法は、整理しない整理法なのです。
著野口 悠紀雄「超整理法」
整理しない超整理法とは一体どんな整理法なのでしょう。
著者の野口悠紀雄氏は、こう力説してます。
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とはいえ、整理しないというわけにはいきません。
書類を補完する場所も問題になります。
しかし、必要な情報を必要なときにすぐ取り出せないというのも困ります。
そこで重要なのが、
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分類して整理しないことが超整理法、野口氏のメッセージなのです。
悩ましいこうもり問題
超整理法で分類し整理しない理由に、整理できない問題があるからです。
それは、悩ましき「こうもり問題」。
こうもり問題とは、
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たとえば「重要」と「非重要」に分類するとした場合。
どちらにすべきか迷うものの行き先に困るということです。
ＰＣファイルに名前を付けて保存するときも同様。
分類したフォルダのどちらに保存すべきか迷うことも多々あります。
実は、この「こうもり問題」を解決するための方法があるのです。
それが、
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超整理法の原則がここにあります。
時間軸で並べる方法はどんな場面でも不変なのです。
押出しファイリングとは
押出しファイリングとは、
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これを行うことで、ファイルをアクセル時間順に自動的にソートがなされいくつかのメリットが得られます。
メリットとは、
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これらのメリットが生まれるのは原則があるからです。
その原則とは、
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ポケットはひとつ。
だから迷わない探さないのです。
押出しファイリングの「ポケットひとつの原則」で、時間軸検索ができること、取り出す手間も省けるのです。
書類の山がみるみる片付く
目の前の書類の山がみるみる片付くとは、いったいどうすればいいのでしょうか。
押出しファイリングのはじめ方をご紹介します。
Ａ４角２封筒に入れるだけ
用意するのはＡ4サイズがおさまる角2封筒だけ。
やり方は次の通り、
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とてもシンプルなルールと手順。
用意するのはA4角2封筒、1件の書類を一枚または一式を封筒に入れるだけ。
仕分けをしない
書類が入った角2封筒を分類したり仕分けをしないのがポイントでした。
ただし、サインペンで封筒の右上に日付と書類内容がわかるタイトルを記入します。
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仕分けをすべくカテゴリーや分類を記入する手間暇、ムダな思考はまったくも要らない。
仕分けして整理することもなく、並べる順も考えることなく、ただただ右から順に並べるだけ。
立てて並べる
上記のようにして用意ができた封筒を、ファイルボックス等に立てることが次のポイントです。
順番はただただ手にした封筒を右から並べていくだけ。
もちろん順番を考えたりしない。
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順番はこの後の運用で自然と時間軸に並んでいくから心配ご無用。
ただ並べるだけなので、封筒の準備ができればさっさと立てて並べるだけなのです。
気が付くと、山となっている書類はあっという間に封筒におさまりファイルボックスに並びます。
ストレスフリーの書類ファイリングのやり方
せっかく整理して保管した書類なのに、時間の経過とともに、さてあの書類はどこになんてことはよくある話。分類までしたのに迷子になってしまう、いざ探すとなれば時間ばかりが経過のストレスに。
このストレスがストレスフリーになるというのですから興味深々です。
自然に時系列に並ぶ
分類をせず整理をしないのに整理できるというその理由は、時系列に並んでいるから。
「時間軸で並べる方法はどんな場面でも不変である」のです。
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これが押出しファイリング運用の唯一、重要なルール。
これを行うことで、ファイルをアクセル時間順にソートできるというわけです。
上記で紹介のとおり、新しい書類やよく使う書類は常に一番左側に並ぶ。
右に行けば行くほどほとんど使わない書類がたまることになります。
それはやがて必要ない書類と判断することができる。
悩むことなく使わない書類を破棄できると先にご紹介の通り。
押出しファイリングは使えば使うほど、よく使う書類は左側に、いらない書類が右側に溜まるのです。
探しやすい
書類を時間軸に並べるのはよしとして。
実際に必要な書類を押出しファイリングから探すときに効率よく探せるのでしょうか。
心配ご無用それどころか、
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たしかあの書類は先月のとか、それは少し前の書類とか。
書類を探す際におおよその検討をつけるのはそれほど難しくないもの。
すると、押出ファイリングは時間軸で探しますから、だいたいこの辺という探すあたりが付く。
想像以上にたやすく求める書類を探し出すことができるので驚きます。
人は、時間軸で探す方が探しやすい、なので時系列に並ぶ押出しファイリングは書類を探しやすいのです。
廃棄書類か保存すべき書類かの判断がしやすい
押出しファイリングの右側に溜まりだす封筒はあまり手にすることがない。
いや、ほとんど手にすることがないという状況であることが確実に分かってきます。
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事実右側に押し込まれて並ぶ封筒は手にすることがないのですから必要ない書類ということになります。
自然にそう判定されてしまった書類ということです。
つまり、
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または、手にすることはほとんどなくとも保存すべき重要な書類であることもわかりやすく判断できます。
押出しファイリングを使っていると、最終的に保存すべきか廃棄すべきかの判断もしやすくなるというわけです。
押出しファイリングは書類を破棄すべきか保存すべきかの判断もしやすくなります。
今回のまとめ
今回はここまで。
20年以上前のビジネス整理術の元祖、ベストセラーでありロングセラーの野口悠紀雄著「超整理法」。
独自の「押出しファイリング」は整理しない整理法なのでありました。
押出しファイリングの手順は、
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これだけ。
目の前の書類の山はみるみるうちに片付きます。
いかがでしたでしょうか。
最後まで読んでくださりありがとうございます。
少しでもヒントになればうれしく思います。
