ビジネスの場で、製品の特徴や自分の意見を、プレゼンテーションやミーティングで説明する機会がたくさんあります。しかし、限られた時間内に自分のアイデアを効果的な説明が求められます。そのためには、少しクリエイティブになる必要があります。この記事では、YouTube-「笑ビジ大学」-「説明を簡単に組み立てる5つの方法！プレゼンに悩む人必見！」の動画を、文字起こしての要約から引用してご紹介します。

問題提起

説明を簡単に組み立てる5つの方法をご紹介します。

１．テーマを設定する

ミーティングや議論で、
複数のポイントやトピックを考慮する場合。

議論を正しい方向に導く必要があります。

 

そのためには、
テーマを設定することが重要です。

これにより議論の方向性が示され、
有益な議論が行われます。

 

テーマは議論の最初に提示し、その後、
オーディエンスが考慮すべき4つのトピックなどをはっきりと提示する必要があります。

 

例えば

  • 今日のミーティングのテーマは
  • Marumara製品のサプライヤーを考慮することです
  • 以下の4つのトピックを考慮してください
  • 価格設定
  • 注文用の候補サプライヤー
  • 製品品質
  • サプライヤーの注文方法

など、具体的に提示することで議論の方向性が明確になり、
議論が進んだ場合にも戻ることができます。

 

議論を正しい方向に導くために、テーマ設定とトピック提示による効果的な議論の促進が必要です。

２．必要な情報だけを抽出する

伝える情報が多すぎる場合、
必要な情報だけを抽出することが最善です。

情報が多すぎると、
オーディエンス（情報を受け取る人）の理解が低くなるため、
情報を提示する際には選別することが重要です。

 

例えば、

「元々は4時間かかるが、本書では最も重要な情報だけを提示する」という、
3つのステップに従うことでプレゼンテーションをより効果的にすることができます。

と示すケース。

 

また、提示した情報を抽出した理由を説明することで、
不完全な説明を回避します。

オーディエンス（情報を受け取る人）が、
最も重要な情報を理解することができます。

 

必要な情報だけを抽出するとは、情報の選択と説明による効果的なコミュニケーションが狙いです。

３．伝えたいことをまとめる

伝えたいことをまとめるには必要な部分を抽出し、
リンクする必要があります。

この技術は必要な情報だけを抽出するのと似ていますが、
オーディエンスに全体像を理解してもらいたい場合に使用されます。

時間が限られており、
オーディエンスが忙しい場合に役立ちます。

 

内容を要約することで本質を伝え、
オーディエンスが全体像を理解することができます。

要約することで目的を明確にし、
プレゼンテーションの目標を伝えることができます。

 

伝えたいことをまとめるには、要約とリンクによる効果的なコミュニケーションの重要性が必要です。

４．知られているものと比較する

数量を説明する場合、
オーディエンスがコンセプトを理解するのは難しい場合があります。

 

例えば、

土地の大きさを説明する場合、
「これだけの平方メートル」と言うのは理解するのが難しいかもしれません。

オーディエンスが馴染みのあるものと比較することで、
理解しやすくすることができます。

 

また、

「サイズは東京ドームと同じです。東京ドームはサイズの共通参照です。」と、
説明することができます。

オーディエンスに馴染みのないものを提示しないように注意し、
説明が混乱しないようにしましょう。

 

数量の理解を容易にするために、馴染みのある比較を活用しましょう

５．アウトラインを示す

説明が長すぎる場合、
オーディエンスの注意が散漫になり興味が薄れることがあります。

アウトラインを示すことで、
オーディエンスは最終的な目標を見ることができます。

それは、オーディエンスが、
理解する自信を得ることができるからです。

 

説明の最初にアウトラインを提示し、
プレゼンテーションの目標を明確にすることが重要です。

プレゼンテーションが長すぎる場合は、
プレゼンテーション中にチェックポイントを提示します。

そうすることで、
オーディエンスがプレゼンテーションの進行状況を理解するのに役立ちます。

 

アウトラインとチェックポイントを使用して、長いプレゼンでも注意を引きつけ理解を促進できます。

今回のまとめ

というわけで、今回は以上です。

 

今回ご紹介の5つの技術を実装することで、
説明をよりわかりやすくなります。

その結果、メッセージを効果的に伝えることができます。

プレゼンテーションで苦戦している場合は、
これらの技術を試してみて自分に合った方法を見つけてみてください。

 

プレゼンテーションの改善のための効果的な技術の5つの提案でした。

 

（引用元）

 

いかがでしたでしょうか？

最後まで読んでくださりありがとうございます。

少しでもヒントになればうれしく思います。