顧客リストや売上データなどのエクセルで作るデータベースの、各列の書式は一定のルールで入力されるのが原則です。たとえば、郵便番号や電話番号の列であれば「半角英数字」で、名前や商品名は「ひらがな」変換でと列ごとに書式ルールを決めて統一する必要があります。ところが、入力する際いちいち切り替えるのは面倒。そんなとき、半角、全角等を自動切換えする便利な機能が「データの入力規則」です。設定方法をご紹介します。

データの入力規則で文字種を設定する

データの入力規則は、大文字や小文字など入力する文字の種類を間違えないようにすることにもつながります。

顧客リストを作成する

  • 下図のように顧客リストを用意します。
  • 「A列の№」は「半角英数字」モードで、「B列の氏名」は「ひらがな」モードで入力を統一します。
  • 次の「Ｃ列の郵便番号」は、再び「半角英数字」モードで入力となるため、実際に日本語入力する際にいちいち日本語入力モードを切り替える必要があり面倒です。

「データの入力規則」で入力文字のモードを「半角英数字」に設定する

  • ①「№列」の列番号「A」をクリックする。
  • ②リボン（メニューバー）の「データ」タブをクリックする。
  • ③「データツール」グループの「データの入力規則」をクリックする
  • ④「データの入力規則」をクリックする。

 

  • 「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。
  • ①「日本語入力」タブをクリックする。
  • ②「日本語入力」の「▼」を押す。
  • ③スクロールして「半角英数字」を選択する。
  • 「OK」ボタンを押す。
  • 以上の設定で「A列」にカーソルが来ると日本語入力は「半角英数字」になります
  • いちいち手動で切り替える必要はありません。

「データの入力規則」で入力文字のモードを「ひらがな」に設定する

  • 「B列」は「氏名」の列です、当然日本語入力は「ひらがな」モードに切り替える必要があります
  • ①列番号「B」をクリックする。
  • ②リボン（メニューバー）の「データ」タブをクリックする。
  • ③「データツール」グループの「データの入力規則」をクリックする
  • ④「データの入力規則」をクリックする。

 

  • 「データの入力規則」のダイアログボックスが開きます。
  • 「日本語入力」タブをクリック。
  • 「日本語入力」の「▼」マークをクリック。
  • 「ひらがな」を選択する。
  • 「OK」ボタンを押す。
  • 以上の設定で「B列」にカーソルが来ると日本語入力は「ひらがな」モードになります。
  • いちいち手動で切り替える必要はありません。

いちいち日本語入力を切り替えせずすばやく入力ができる

  • 各列を「データの入力規則」で、「半角英数字」の列、「ひらがな」の列とそれぞれ設定します。
  • 「№」から「誕生日」のセルをそれぞれ、入力➡Tabキー➡入力➡Tabキーで日本語入力の切り替えをすることなく入力することができます。

私の感想

「エクセルの入力規則」の設定は、一度設定を済ませておけば後は入力するのみですからとても重宝します。「Tabキー」を使ってセル移動すれば、上図にあるように入力作業がどんどん進みます。

この効率の良さはデータ入力が頻繁であるほど便利で助かります。エクセルの作業時間が具体的に短縮し作業効率を実感できますので、この機能を使わない手はありません。

慣れないうちは、「データの入力規則」のコマンドが「データ」タブにあることを忘れては、リボン（メニューバー）の「ホーム」タブや「挿入」タブを探してしまって迷うなんてこともありました。

 

「データの入力規則」のコマンドが「データ」タブにあることを抑えておきましょう。

 

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今回のまとめ

データの入力規則で文字種を設定すれば、「半角英数字」や「ひらがな」モードなど、いちいち切り替えすることなく各列のセルに移動すれば自動的に文字種の設定になることを、実際の顧客リストを用意してご紹介しました。

「データの入力規則」はリボン（メニューバー）の「データ」タブに並んで用意されています。

「データの入力規則」ダイアログボックスが開いて、「日本語入力」タブから各設定をセレクトするだけで切り替えの設定は簡単にできます。

 

どんどんエクセル作業の効率を上げてスキルアップを目指しましょう。

 

いかがでしたでしょうか？

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