今回のテーマは年賀状宛名印刷の連名書きについて。ワードのはがき宛名面印刷機能を使えば、エクセルで作成した住所データをもとにはがき印刷もサクサク。年賀状の宛名印刷も同様、慌てずさっさと宛名印刷を可能にしてくれる。ところで、宛名を連名にするとなると少々厄介。そこで、はがき宛名面印刷の連名書きについての裏ワザのご紹介です。

ワードのはがき宛名面印刷の悩ましい連名書き

ワードの「はがき宛名面印刷」機能を使えば、年賀状宛名印刷も簡単。

ところが連名書きとなると手に負えないなんてことありませんか。

ワードのはがき宛名面印刷の基本はこちら

ワードの「はがき宛名面作成」機能の基本はこちら。

 

詳しくはこちら↓↓↓
【Wordで年賀状】年賀状宛名印刷はワードでサクサク!エクセル住所データを使った年賀状宛名印刷のコツ

 

サクサク作成のポイントは、

  • 「はがき宛名面作成」機能にあるはがきの構成を理解すること。
  • ワードの「はがき宛名面印刷」機能の構成に合わせたエクセルデータが必要。

 

むやみにエクセル「住所データ」を作成はNG。

ワードのはがき宛名面印刷の構成を確認する

ワードのはがき宛名面印刷にはあらかじめ構成が設定されています。

 

この設定を理解しておくと、

  • はがき宛名作成がストレスなくスムーズに作成することができます。

 

ワードはがき宛名印刷の設定内容はこちら、

  1. 郵便番号
  2. 住所1
  3. 住所2
  4. 会社名
  5. 部署名
  6. 役職
  7. 連名
  8. 連名呼称

 

上記のワードの宛名設定の通りにエクセル住所録を作成する。

 

具体的には、

  1. 苗字と名前を分けて用意
  2. 連名を用意
  3. 連名の呼称(様)もエクセル側の列に設定
  4. 住所の中にあるマンション名なども別に分けておく
  5. 名前を付けて保存、保存した後はエクセルを閉じておく

 

こちらの条件で実際に作成したのが下図の住所録例になります。

 

連名書きをする上でのエクセルデータのポイントは、

  • 連名の敬称はエクセル側で用意します。

 

連名書きはエクセルの住所データに連名と連名敬称のデータが必要です。

ワードのはがき宛名面印刷連名書きの裏ワザ

連名の設定はなかなかマニアックな面があります。

操作方法を抑えておけば速やかに連名を挿入することができます。

連名の差し込み設定

エクセルデータから連名と連名敬称を差し込みます。

① 表示されている宛名の一番下にカーソルを挿入して「エンターキー」を押す。
② 「差し込み文書」タブをクリック。
③ 「差し込みフィールド」をクリックし「連名」をクリック。

連名サイズの変更

連名のサイズを調整する必要があります。

① 「表ツールタブ」をクリック。
② 「結果プレビュー」グループの▶をクリック。
③ エクセル住所録の連名があるデータの名前が挿入されていることを確認する。

 

ここで問題発生!

  • 名前が所定の枠に均等割となって名前のサイズが合わない。

 

調整をします。

  • 連名の前にカーソルを挿入してスペースキーを打ってスペースを挿入します。

連名の呼称の差し込み

最後に、連名の呼称(様)を挿入します。

  1. 連名の名前の下にあるボックスにカーソルを挿入する。
  2. 画面上部にあるリボンの「差し込み文書」タブをクリック。
  3. 「文書入力とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」の▼マークをクリック。
  4. エクセル住所録で作成したリストの項目が表示される。
  5. 「連名呼称」をクリックして指定する。

連名と連名呼称も完了

ボックスに連名の呼称が挿入されます。

  • これで連名書き完成、後は印刷となります。

連名設定の裏技

テクストボックスの扱いを知れば、より細かな設定を自由に作成することができます。

こちらも、エクセル側の設定がワードのはがき宛名面の設定と合わせておく必要があります。

テキストボックスの修正

はがき宛名面の設定を修正します。

① 「結果のプレビュー」をクリックしてオフにする。
② 連名のあるテキストボックスでカーソルをドラッグして範囲指定をし「Delete」キーを押す。

テキストボックスの設定

テキストボックスの再設定をします。

①連名のテキストボックスが空にする。
②「レイアウト」タブをクリック。
③「セルの分割」をクリック。
④「セルの分割」のダイアログボックスが開き、列数と行数を設定する。

テキストボックスの高さの設定

テキストボックスの高さを設定します。

① 分割した表のセルにカーソルを挿入。
② 高さを30mmに設定。
③ 同様に、③のセルにカーソルを挿入し、高さを10mmに設定。
④ 上記同様の操作で高さを30mmに設定。

各テキストボックスにフィールドを挿入します

フィールドを挿入します。

① 苗字、名前と各テキストボックスにカーソルを挿入して「差し込み文書」タブをクリック。
② 「差し込みフィールドの挿入」をクリック。
③  こでは連名ボックスに「連名」をクリックして連名を挿入。
④ 「結果プレビュー」をクリックしてONにすると苗字、名前、連名、連名呼称が表示される。

様と連名の様の位置を調整します

位置の微調整をします。

① 最初の様の上にカーソルを挿入する。
② 「ホーム」タブをクリックする。
③ 「行間」の▼マークをクリック。
④ 「行間のオプション」を選択する。

行間と間隔の設定

行間と間隔を設定します。

①「段落」ダイアログボックスが開く。
②「行間」のドリルダウンから「倍数」を選択する。
③「感覚」を「1.4」と入力します。(この時、下にある□にチェックがないことを確認する)

「様」の位置

調整が終了、敬称の位置が正しく再設定されました。

差出人を連名にする

サンプルの差出人太郎さんの下にカーソルを挿入してエンターキーを押します。

カーソルが次の行に移り行が改行されます。

 

連名の名前を入力してスペースキーでサイズを調整します。

宛名印刷はここから

さて、いよいよ宛名印刷を行います。

 

ここで注意が必要です。

通常の印刷は「ファイルタブ」をクリックして「印刷」と続きます。

 

宛名印刷は、

  • 宛名印刷はあくまで差し込み印刷ですので通常の操作とは違います。

 

宛名印刷の手順はこちら、

① 「差し込み文書」を選択
② 「完了と差し込み」の▼マークをクリック
③ 「文書の印刷(P)・・」をクリック
④ プリンターのダイアログボックスが開き印刷設定を確認して印刷へ

今回のまとめ

今回はここまで。

 

今回はエクセル住所データを使った
ワードのはがき宛名面印刷で連名書きの裏ワザのご紹介でした。

操作はWord2013バージョンでの「はがき宛名面の作成」機能のご紹介。
基本の操作は他のバージョンでもほぼ同じ操作となります。

 

いかがでしたでしょうか。

最後まで読んでくださりありがとうございます。

少しでもヒントになればうれしく思います。