こんにちは、釈和 です。今回は、この春新入社員としてビジネス社会に加わる皆さんに、人生の先輩として実践的アドバイスをさせて頂きたいと思います。

先日もこのブログでご紹介しましたが、ビジネスの超基本はマナーと文章力。文章力と言うとひるんでしまう方も少なくないでしょう。よくわかります。

私なんて学歴も常識もなかった若造が、マイクロソフトのワードを使うようになってからというもの、あきらかに社内におけるポジションが上がっていったその事実から、こうして記事を書いてみようと思ったわけです。

なぜ、ワードを使うようになってからそうした変化が起きたのか。なぜ、文章を書くことがビジネスの世界の基本なのかを取り上げてみたいと思います。

平昌オリンピックの若い選手の皆さんの大活躍に感動しております。若い人のエネルギーの熱く魅力あふれる力、未来の日本経済を担う若い皆さん、応援申し上げます。

スポンサードリンク

 

ビジネスはA4いちまい勝負!

ビジネスの基本は文章力と申しましたが、研究論文や膨大なページの専門的な報告書を作成するわけではありません。A4のたった1枚の世界なのであります。

ということは、そのたった1枚を短時間に要領よく正確にまとめることが必要だということです。

だとしたら、先手を打ってその勝負に臨む準備をするべきなのであります。ビジネス文書にはどんな文書があるのか、書式はどうなっているのか、どうやって作成すればいいのか?

そうそうゴールデンルールでしたね、『なぜ? >> どのように? >> 何を?』にそって、文書を用意する目的、誰にどう伝え、何を書けばいいのかをさっさと片づけるのです。

そうです、さっさと。そんなあなたを、企業側が評価しないわけがありません。

それでは、具体的なビジネス文書とは何か?整理していきたいと思います。

 

ビジネス文書とは?

ビジネス文書は、会社などの日常業務で発生する報告、連絡、依頼事項、各種の案内など。企業や公官庁で扱う文書のことですね。紙で印刷されたものはもちろん、最近ではメールなどもビジネス文書に含まれます。

ビジネス文書には、大きく社内文書と社外文書、その他と分れます。
資料をもとに、整理してみましょう。

 

~資料から引用

社内文書

  • 議事録・・・会議での主要議事、検討などの状況を記録した文書
  • 報告書・・・仕事や任務の経過や結果について報告する文書
  • 依頼書・・・関連部署、関連先に依頼をする文書
  • 回答書・・・依頼に対する返事の文書
  • 通知書・・・業務上の決定事項などを知らせる文書
  • 稟議書・・・予算の要るものなど関係部署に回して提案、承認を求める文書

 

社外文書

  • 案内状・・・会合への参加や催事への出席などを求める文書
  • 照会状・・・先方の意向や事例などに関する問い合わせ文書
  • 挨拶状・・・新築落成、移転、役員の異動などを知らせる文書
  • 通知状・・・業務上の決定事項などを先方に伝える文書
  • その他・・・見積書、請求書など

 

その他の文書

メモや資料など・・・伝言メモ、回覧表、顧客リスト、送付状、地図、etc・・・

 

~引用はここまで

 

これらの文書を、正確でわかりやすく、簡潔で要領よくまとまっていることが言わずとしれた最大のポイント。また、タイミングがよく、もちろん文字や文体など正しく使われてなくちゃなりません。

注意すべき点は、あくまで客観的であるということ。個人的な意見や判断にかたよってしまうと事実とのズレが生じてしまいます。冷静な視点で、誰が見てももっともだと思われる立場で作成したいものです。

 

ビジネス文書の基本形

多くの企業ではビジネス文書のフォーマットが用意されていますから、その都度、各担当者が書式から用意するという場面は少ないかもしれません。それでも、基本的な書式の知識は知っての上で、丁寧で手早く正確な文章を用意できるようにしておきたいものです。

社内文書の例を用意してみました、こんな感じでしょうか。ご承知のとおり、左端右端揃えるのが基本。行順に、発信記号、発信日付、受信者名、発信者名、表題、主文、記書き、記書きの結語、担当者と改行していきます。

右端に配置するもの、左端に配置するもの、中央に配置するもの、記書きなどそれぞれのポジションも決まってますから、一度、これらを理解しておけば原稿をもとに変更箇所を書きこんで素早く用意することができるはずです。

 

社外文書も書式やポジションは社内文書とほぼ同じ。拝啓敬具といった頭語と結語で結ぶ書式にあいさつ文などが加わりますね。受信者の敬称には官庁・企業・団体へは「御中」となりますし、個人名には「」、特定しない複数にあてる場合は「各位」という敬称になる点も注意しましょう。


頭語・結語に時候の挨拶など、相手の立場や地位、相手との関係を考慮しながら使いわけが必要です。ちょっとしたことですが、日本人は細やかな配慮を気にしますので注意したいものです。

ワードには機能の中にこれらの情報が用意されていますから、選んで選択するだけで素早く作成ができる点も覚えて活用すべきです。また、文字を行ごとに書きこんで、後でそれぞれのポジションに配置をするというワードの使い方で驚くほど効率よく文書を作成できるのも理解したいものです。

きちんとした文書を正しい書式で無駄なく正確に作成できるのは、ビジネスにおいてはとても大切で重要なことであります。相手にこちらの意向や考えを伝えること、気持ちや今後の関係を大切にしたい時にも文章は必要不可欠。

ビジネスはそうした基本から始まると心得て、面倒に思わずにさっさと用意できるビジネスパーソンになりたいものです。

いかがでしょうか?

 

今回のまとめ

お恥ずかしい話し、私ほど文章作成が苦手で下手くそな新入社員はいませんでした。そんな自分がある時、そうかビジネスの世界も決まりがあって、それを知っていると楽になると気付いたのです。そのひとつがこのビジネス文書の作成のことでした。

なにせ、そうした基本的なこと常識さえ学んでこなかったものですから、社会に出て苦労もしたしたいへん失礼でご迷惑も掛けてしまったものです。

これから新入社員の多くの皆さんは、今回ご紹介のことなど今さら何?と思われていらっしゃることでしょうが、もしや私のような愚か者が少なからずいたとしたら、その方にこのメッセージが届き、今のうちに準備をはじめて頂けたら、どれほどうれしいかと思うばかりです。

かたや、最近の若い方の中には、便利なスマホの登場でパソコンを使う機会が意外と少なく、ワードを使うことも文章を作成することも苦手だと耳にすることもあり、どちらにしてもこの期間にトライして頂けたら、社会人になっていいスタートを切ることができるのではないでしょうか。

今回はビジネス文書についてご紹介致しました。

 

最後まで読んでくださりありがとうございます。人気ブログランキングに参加中。こちら1クリックして頂けましたらうれしく思います。
↓↓↓

人気ブログランキング

スポンサードリンク