エクセルの表にあるデータを集計するには、
エクセル関数を入力して集計します。

合計のSUM関数や数値をカウントするCOUNT関数、
平均、最大値、最小値なそれぞれの関数で。

けっこう、それらの入力や準備が面倒であります。

そこで、今回ご紹介のテーブル機能を使うと、
自動的に集計関数を集計行にセットしてくれるので便利であります。

ご存じない方がいらっしゃいましたら、
ぜひお試しあれ。

 

テーブル機能とは?

テーブル機能を使って、
表をテーブルに変換します。

表をテーブルに変換すると、
書式設定やデータベース管理が簡単に行えます。

また、集計行が挿入されて、
合計、個数、平均などさまざまな集計がすぐできる。

さらに、表にあるデータを並べ替えはもちろん抽出しても、
その範囲のデータの集計ができるのでとっても役にたちます。

 

通常それらの集計には、
SUM関数やCONUT関数などをいちいち入力しなければ集計ができません。

さらに抽出したりしても集計範囲が固定されているので、
思った集計結果を得ることができないのでやになっちゃう山本リンダとなってしまいます。

テーブルに変換しておけば、
これらの問題も解決となりますので使わない手はないですね。

 

その他、自動的にスタイルが適用されて見栄えのある表に設定できます。

さらに、フィルターモードも自動的に設定されるので、
さまざまな条件での集計もサクサク。

見出しも自動的に固定されるので、
スクロールしても見出しを見失うことなし。

至れりつくせりなのであります。

 

テーブル変換の手順

用意した表をテーブルに変換してみます。

表内のどこかのセルをクリックします。
表内のセルであればどこでもOK。

・挿入タブ > テーブルグループ > テーブルをクリック。

・「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されます。

・自動的に表が選択されているのを確認し、
「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」のチェックをして「OK」をクリック。

テーブル2

 

・セル範囲がテーブルに変換されてテーブルスタイルが適用されます。

・先頭行にはフィルターの▼マークが表示されます。

テーブルスタイルを変更が容易に変更できます。

テーブルツールタブ > テーブルスタイルグループから用意されている各種テーブルスタイルから選ぶことができます。

テーブル3

 

集計行を表示

いよいよ、テーブルの最終行に合計や個数、平均などの集計を設定します。

テーブルツールタブ > テーブルスタイルのオプショングループ > 集計行をチェック

⇒集計行の売上列に自動的に集計(合計=SUBTOTAL関数)が挿入されました。

もちろん、どの列の集計行にも、
手動で集計関数を挿入することが容易にできます。

 

テーブル4

 

挿入された集計行のセルにある▼マークをクリックすると、
さまざまな集計のメニューが表示されます。

このメニューから集計方法を選ぶだけで、
求める結果を得ることができます。

いちいち必要な関数を入力することなく、
選ぶだけで結果が求められます。

 

テーブル5

 

抽出データの集計

この機能のいい点はまだあります。

表にあるリストをある条件で抽出して集計の求める範囲が変わっても、
抽出した範囲の集計を求めてくれるからありがたい。

たとえば商店情報のA店舗のを抽出してみます。

先頭行の▼マークをクリックして、
店舗の中からA店舗のチェックを入れてセレクト。

テーブル6

 

するとA店舗の売上が集計できるというわけであります。

テーブル7

 

今回のまとめ

表のリストやデータベースの数が増えればふえるほど、
この機能の便利さを実感できますね。

短時間で集計結果を得られるのは、
効率的で生産性もアップします。

もっともリアルタイムで集計結果を求める必要の際には、
あらかじめデータベースと集計表を用意して、
集計表には必要な関数をセットしておけばデータ入力と同時に集計結果が求められる。

使い分けして使いこなしたいものです。

今回は、エクセルのツール機能のご紹介でした。