書類の整理は悩ましいものです。きちんとファイリングすればいいのですが、書類を分類して整理するのもなかなか容易ではありません。たとえそれができたとしても、後になって必要な書類がどのファイルに保管してるのか分からなくなってしまうのも悩ましいものです。保管する場所だって限りがあります。書類はまさに次々と運ばれる荷物の、油断をするとどんどんたまって見失ってしまいます。今回はこの問題解決を探って考案した内容をご紹介します。ご参考になればうれしく思うわけです。
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書類整理のコツとは!?
ほんとちょっと油断をすると書類の山。いっそのことペーパーレス化なんて思うのですが、いちいちスキャニングするのもなかなか面倒。なぜ書類を整理するのは難しいのか、考えさせられます。
できるだけ書類を管理しない
やっとの思いで書類を分類して自分用のファイリングしてデスクやキャビネットにおさめてはみたもの、後で書類を探してみるとどうしてこの書類がこんなところにあるのかって思うことも。必要な書類がどのファイルに保存してあるのかさえも分からず、結局書類が迷子になってしまうことも度々。
デスクもキャビネットのスペースだって限りがあります。いっそのことこうして私のように書類の整理や管理が苦手な人は、そもそも書類のファイリングをしない方が得策なのかもしれません。
書類を管理せず書類を管理できる方法があるのでしょうか。
管理するでなく流れを作る
書類を保管するのは最終の着地点、そこに至るプロセスに注目をしてみるのはどうか。
手にした書類をすべてファイリングして保管する必要などはナンセンスです。目的や必要なアクションは書類によって違ってきます。すぐに相手に返事が必要となるものもあれば、内容の確認だけでOKの場合もあります。
状況に応じた書類の扱いができれば。
考えないで書類の整理ができる
ネット上にも整理のやり方や整理のノウハウは山ほどあるのですが、なかなかマニアックで難しい。結局思うようにできないなんてことになります。そもそも書類を分類し仕訳けすることが難しい。書類を悩まず分類し整理する便利な方法があれば。
考えないで書類の整理をする方法
書類の一時保管する場所を用意するのがおススメとよくあります。ところが悩ましいのはこの”一時保管”が”永久保管的”になってしまうという問題。結局、”書類の山”になってしまうわけです。
そこで、入口から出口の流れを作ってはどうかと考えてみました。
ポイントは曜日別一時保管を用意すること。ここをスタートに処理別への流れ（フロー）を作ります。書類処理の分類がしやすく自然にできると考えてみました。
（考えない書類管理の流れのご提案）
- ボックスファイルを用意します
- 曜日別の一時フォルダと処理先別のフォルダを用意します
- 曜日別フォルダで曜日ごとに手にした書類を一時保管場所にします
- その後の処理は処理方法別（期限付き、ファイリング、処分など）のフォルダーで仕分けします
なぜ曜日別なのか!?
まず考えましたのは、手にした書類を分類しようと考えることが問題でした。分類せずに一時保管するのもたまる一方でこれまた問題でありました。考えず一時保管を溜めずに済ませるようにするには。そうだ曜日で把握したらどうだろうとのひらめきです。曜日別フォルダで一時保管したら分類に悩むことはないのです。さらに書類が溜まることがない。
金曜日になって「月～火フォルダ」に書類があると、そろそろ処理をと考えるわけです。翌週になっても先週の書類が曜日別に入っていると、もう手をつけなくちゃと処理の必要が分かるということです。
そして、書類の用が済めば「処分」なのか「ファイリング」なのかなど、”出口”を決めればいいのであります。だから一時保管はけして溜まりません。
書類の流れのままにして、最後は書類の出口、行き場を決める。
なぜボックスファイルなのか
自分なりの分類方法でいつでも始められますし、変更することも容易でとにかく安上がり。
ボックスでのファイリングは、今回のように抜き差しが多いなどのケースで重宝します。とじ込みしやすく保管から保存、廃棄まで、一貫したシステムが作れる。持ち運びにも便利。
曜日別から処理に移った最終で、ファイリングが必要となった時にもボックスが活躍します。
すべてボックスファイルで統一するのも一つの方法で、
リングファイルをボックスにそのまま入れて保管するのもいいですね。
家庭では書類だけでなくキッチン類や掃除具類、パソコンの周辺機器やコード類に衣類の整理などフレキシブルに使える点もメリット。
最終出口の整理・保管・管理は、ボックスファイルの活用で決まりです。
書類の迷子を救出する方法
ボックスファイルを使って、考えないで書類整理ができる方法をご紹介しました。実は問題がまだひとつ残っています。最終的に書類をファイリングする際、「手にしているこの書類がどのファイルにファイリングするべきか!?」です。
定型の書類であれば決まっているファイルにファイリィングすればいいのですが、そうでない書類も多々あります。しかたがないのでとりあえずこれぞと思うファイルにファイリィングするのですが、
「後で必要になった書類はどこに保存されているのか!?」分からなくなってします。
結局、書類の迷子は解決しないことになってしまいます。
書類の迷子を救出する画期的な方法
書類に住所と番地を付けたらどうでしょう。ファイリングをすることになった書類を、分類していちいち所定のファイルにファイリングなんかしないのです。だからファイリングも考えない。
書類に連番（住所と番地）をリストにし、書類事にも同じ住所（連番）を振ります。「1丁目-1番地」、「2丁目-2番地」・・・・といった形で。1丁目のフォルダ2丁目のフォルダを順次用意して、
書類に番号を振ります。後は、書類の住所と番地の番号順に書類を放り込むだけ。
書類がどんどんたまってしまって探すときに苦労するなら、書類のタイトルをちょっと工夫します。タイトルの前に自分で決めた記号（アルファベット）と付けるのです。
たとえば、
- メモ_A様の来館予定と商談覚書 ➡「m_A様の来館予定と商談覚書」
- 出張_見本市の開催内容案内 ➡「s_出張_見本市の開催内容案内」
- 議事録_〇〇システム打合せ ➡「g_議事録_〇〇システム打合せ」
といった具合。
記号のルールは自分で決めて自由、探すときには書類住所一覧表のこの記号を目安にして探すと探しやすい。こうして迷子を救出するのです。
書類に番地を付けて迷子を防止する。
書式の住所管理はエクセルを使う！
この書類の住所一覧は”エクセル”でデータベースにしておきます。情報量が膨大になってもエクセルの”ソート機能”を使えば、瞬時に絞り込むことができる。
書類の住所をすぐ探しだすことができます。
エクセルで保存した「書類住所一覧表」シートのメニューから、「データ」タブ➡「並べ替えとフィルター」グループ➡「フィルター」をクリックします。
表のタイトルに▼マークがついていることを確認し、▼マークをクリック➡テキストフィルターの空欄に探したい文字を入力します。ここでは「メモ」の「ｍ」を入力してデータを絞り込むと、「m」を含むタイトルが表示されます。
チェックマークがチェックされていることを確認します。
「ｍ」を含む書類タイトルが絞りこまれて、目当ての書類のタイトルをすぐに見つけることができます。書類の住所と番地を確認して、ボックスファイルから書類を探すことなく手にすることができます。適時データを確認し保管の必要がなければタイトルを削除し、新しい書類と入れ替えれば溜まる一方の書類のメンテナンスもできます。
これで迷子の書類の問題は解消となるります。
私の感想
今回の方法を恐る恐る試してみました。それはそのはず書類を曜日別に一時保管するだけで、悩むことなく書類の処理へと進むのかどうか。やってみなければ皆目見当がつかないありさまでありました。
ところが実際にやってみますとこれがすこぶるカンタンで便利。
曜日に放り込んだ書類は、日にちが経過していくと時間軸（曜日）のどこの書類が滞っているかが分かりやすい。一時保存の状況が把握しやすいということです。先送りするのであれば書類を手にして曜日を変えてファイルに放り込めばいい。
そろそろ処理をした方がいいかなと思ったら、すぐに必要な処理をしたうえでファイリングするのか処分するのか決めて処理ができる。特に期限付きのある書類は期限付きフォルダに放り込んでおけば、書類の山で期限を忘れてしまうということもなくなります。
最近はどんどんスキャニングを使ってペーパーレスも同時に進めています。いきなり処分、いきなりファイリング、いきなりスキャニングということがないので、余裕をもって書類の流れを作ることができます。
考えることなく悩むことなく書類を整理、管理できる、おススメです。
（marusblog記事紹介）
■ なぜアマゾンの会議でパワーポイントがNGなのかの理由を知ってやるべきこと-marusblog
■ 名前を付けて保存したファイルが見つからないを解消すぐに見つかるPCファイル保存の方法-marusblog
■ スイスイ覚えられる「勉強しない勉強法」-marusblog
今回のまとめ
書類整理のコツはできるだけ管理をしないこと。それよりも書類整理の流れ（フロー）を意識した方がいい。そのうえで考えないで書類の整理と管理ができたらと願っておりましたところ、突然あるアイディアがひらめいたと今回その方法をご紹介することにしました。
（考えないで書類整理で書類の迷子を救う方法）
- ボックスファイルを用意
- 一時保管ファイルを曜日別にする
- 書類の処理は期限付き、破棄、ファイリング、スキャニングフォルダで処理管理
- ファイリングは別途ボックスファイルで統一
- フォルダは書類の番地式を採用
- 書類住所一覧表をエクセルで用意
- エクセルの「ソート機能」で迷子をなくす
- 書類に住所と番地をつけて住所別のフォルダで管理
書類は溜まることなく「あの書類はどこに？」もなくなる。保管のままになっている書類の状況もすぐわかる。期限付きの書類であれば自動的に期限付きフォルダにおさめ期限忘れがなくなる。処理が必要なものは順次片づけては、要が済んだ書類は破棄するのかファイリングするかだけ。
実際に使ってみてそのメリットを実感。皆様におススメするわけです。今回は「探してばかりにサヨナラ、考えない書類整理で書類の迷子を救う方法」をご紹介しました。
お役にたてたかどうか分かりませんが、少しでも参考になればうれしくなります。
いかがでしたでしょうか。
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